缩略词在商务英语函电中的特点功能

摘 要：商务英语信函在国际贸易活动中起着越来越重要的作用.英语缩略词在商务函电中的使用频率是很高的.本文将对商务英语函电中的缩略词构词特点以及使用要求进行一些探讨.

Abstract：BusinessEnglishcorrespondenceisplayingamoreandmorevitalroleintheinternationaltradeactivities.TheusingfrequencyoftheEnglishabbreviationsinbusinesscorrespondenceisveryhigh.ThisarticlewilldiscussthefeaturesandusingrequirementsoftheEnglishabbreviationsinbusinessEnglishcorrespondence.

关 键 词：商务函电；缩略词；特点；功能

Keywords：businesscorrespondence；abbreviation；feature；function

中图分类号：H31文献标识码：A文章编号：1006-4311（2013）30-0286-02

0引言

商务函电不仅是整个商务过程中为各方及时传递重要信息,还是订立合同、履行合同的依据和凭证,在商务会谈中有着举足轻重的作用,而商务函电包括商务信函、商务传电还有电报等方面.

为了节省电传、电报等电文的费用,就需要使用缩略词这样不仅可以节省书写,还能打印时间和空间.所以,在商务函电中英语缩略词的使用频率颇高,缩略词也是商务函电的主要特点之一.在商务函电中缩略词使用要求比较严格,这是因为缩略词在构词方面较为复杂,使用比较难,本文是对商务函电中出现的缩略词的特点以及使用要求进行的探讨和论述.

1商务英语函电中缩略词的构词特点

英语缩略词就是把所有词汇进一步浓缩处理,缩写为一种简化的形式,这样方便把必要的信息压缩到一瞬间能理解的程度.因为缩略词可以节省时间和空间,所以在一些商务活动中,起草者就会频繁使用英语缩略词.在我们日常英语中缩略词其实不常见,但是在其结构规则方面等运用比较复杂.此类缩略词在其构词规则方面具有如下一些特点：

①缩略元音,保留辅音.

如：pcs（pieces）,dbl（double）,bl（bolt）,chng（change）,gdnc（guidance）等.

②保留第一个音节以及第二个音节的首辅音.

如：vol（volume）,inv（invoice）,cap（capacity）,abbr（abbreviate）,voy（voyage）等.

③保留头两个音节以及第三个音节的首辅音.

如：immed（immediately）,envir（environment）,estab（establish）,disap（disapprove）,ident（identify）等.

④保留首尾两个字母.

如：cr（creditor）,dr（debtor）,yd（yard）,wt（weight）,ft（foot）等.

⑤间隔缩略,即保留首字母及其他关键辅音.

如：QNTY（quantity）,QLTY（quality）,ATTN（attention）,IFM（inform）,CFM（confirm）,CFMIN（confirmation）,TKS（thanks）等.

⑥用D代替ed,G代替ing,MT代替ment,TN代替tion.

如：RCVD（received）,SHPG（shipping）,PAYMT（payment）,SHPMT（shipment）,CFMTN（confirmation）等.

⑦保留首字母及最后一个音节的全部字母.

如：OWISE（otherwise）,TFORE（therefore）,YDAY（yesterday）,TDAY（today）等.

⑧使用谐音.

如：U（you）,V（we）,B（be）,OFA（offer）,THRU（through）,BINI（bye-bye）,R（are）等.

⑨复合词中的实词或全部词的首字母组合.

如：ETA（establishedtimeofarrival）,MT（metricton）,LT（longton）,ETD（establishedtimeofdeparture）,URC（uniformrulesofcollection）等.

⑩复合词中的实词首字母组合,中间加斜杠（/）,此斜线号通常代替虚词.

如：B/L（billoflading）,L/C（letterofcredit）,D/A（documentsagainstacceptance）,D/P（documentsagainstpayment）,T/T（telegraphictraner）等.

因此,阅读、起草商务函电,首先应该熟悉在日常英语中较为少见的缩略词,并了解其复杂的构词特征.

2商务英语函电中缩略词使用的随意性和不规范性

在商务函电中缩略词一般不随便使用的,胡编乱造.因为使用起来缩略词比较复杂,而商务函电在书写等方面的要求比较严格,所以在函电中缩略词使用有一定的严格要求.这是在商业交易中由商务函电中英语具有很重要的作用决定的,在实际中,只要能仔细观察细心留意.在实务中,只要能仔细留意观察,就不难发现,商务英语函电中的缩略词在使用上存在着较大的随意性和不规范性.这些缺陷主要表现在以下几个方面：①漏写标点符号.一般而言,商务信函、合同以及其他出口单证中使用的缩短词（clippedword）,都应该在缩短词后加上一点号,以强调此类文书、单证文字的严谨性、规范性,杜绝文字漏洞.

如：Dec.23,1997.

Add.110GanbeRoad,Shanghai200427.

YourorderNo.213.

以上3例中的缩短词（clippedword）Dec,Add,No的词末都加上了一点,以表明该词为其缩略形式,这是书写缩略词的基本要求.

②忽略标注、说明.使用缩略词必须要以使读者能够清楚理解其含义为前提.如果在商务函电中要将某一厂家、机构、设备、产品及技术名称以其缩略形式表示,则须在该缩略词第一次出现时加上标注或在括号内加以说明.

③随意杜撰、编造缩略词.每一个专业领域都各自有一套在使用上相对稳定的缩略词,商务英语领域所使用的缩略词多而繁杂,使用频率高,但这并不意味着起草者可以随意杜撰、胡乱编造缩略词.此外,还有不少函电中的缩略词在其大小写、缩略词之间的间隔等方面存在着一些缺陷.究其原因,是起草者对商务函电中的缩略词的特殊性缺乏应有的了解,以致在使用上出现了较大的随意性.

3商务英语函电中缩略词的使用规范

商务函电的时效性以及在商业交易中的重要性,客观上要求起草者不仅要熟悉缩略词的构词规则,而且应严格遵循缩略词的使用规范,尤其应注意以下几点：

①无须在文中加注说明的缩略词必须是外经贸业务中频繁使用的,并为广大外经贸人员所熟知的那些缩略词.②对于一些表示企业、机构、产品、设备、工艺、技术等名称的复合名词或词组,如果采用缩略形式,应在该缩略词在文中第一次出现时,加以注释或括号说明.③由于不同学科领域通常各自有一套常用的缩略词,但隔行如隔山,即使熟知本专业领域的缩略词,也未必能通晓其他学科的缩略词,因此,检测如在商务函电中要使用其他学科的缩略词,则必须加注说明.④有些缩略词仅限于某些电报、电传等特定通讯范围内使用,以节省发送成本.⑤如果是缩短词（clippedword）,即将原来一个完整的词截短,则应在词末加上一个点.⑥专用名词以及术语的缩略词如：IMF＼EEC＼GNP＼FOB＼CIF等要大写.⑦缩略词书写时,应注意其行间距,以便读者理解.

4结语

综上所述,商务英语函电中的缩略词具有一定的特殊性,这些缩略词在日常英语中甚少使用,在其构词方面也比较复杂,而且在使用上又有严格的要求与规则.熟悉此类缩略词的复杂构词特征和严格的使用要求,是更好地阅读、理解、起草此类商务英语信函的关键环节.