本站原创摘 要:作为与外商沟通与谈判的书面方式,专业高效的商务英语函电能够有效地促成经贸交流和合作.对当前学生在商务英语函电写作中存在的问题进行了分析,归纳总结了专业的商务英语函电的五个语言特征,论述了如何按照5C’sPrinciples(5C’s原则)提高学生商务英语书面沟通与交流的技能、写出高效专业的商务英语函电.
关 键 词:商务英语函电5C’s原则写作
中图分类号:G64文献标识码:A文章编号:1007-3973(2010)03-167-02
1引言
当前全球一体化和经贸全球化的进程日益加快,中国与世界各国之间的交流和经贸活动日益频繁,英语作为国际商务的主要工作语言的使用频率也越来越高.商务英语函电作为与外商沟通与谈判的书面方式,在对外经贸活动中具有非常重要的作用.专业的商务英语函电能够有效地促成成功的经贸交流和合作.因此,培养学生商务英语书面沟通与交流的技能、写出专业的商务英语函电,在商务英语函电的教学中至关重要.
2专业的商务英语函电的语言特征
要指导学生写出专业的商务英语函电,首先要让学生了解一封出色专业的商务英语函电具有的特征.目前,学生们在进行商务英语信函写作时存在以下几个方面的问题和误区:第一、书写信函时长篇大论,在拟写商务英语信函时用很长的篇幅和复杂的句式进行写作.第二、信函的重点不清晰,没有将主要事项凸显出来.第三、用词用句不准确,产生歧义甚至误会.第四、格式不规范,没有通过信函树立专业高效的形象.第五、没有注重信函写作的礼貌原则,不能在信函中体现尊重和诚意.上述五个方面制约了学生们拟写出专业的商务英语函电,难以实现与外商有效的沟通与交流.商务英语函电不同于普通的信函,一封出色的商务英语信函主要具有以下五个方面的语言特征:Clear(清楚的)、Concise(简洁的)、Courteous(礼貌的)、Complete(完整的)和Correct(准确的).
3按照5C’sPrinciples(5C’s原则)拟写专业的商务英语函电
上面所提到的专业的商务英语函电的五个方面的特征,可以提炼为商务英语信函写作的5C’sPrinciples(5C’s原则).在教学中不仅应解释说明每一条原则的特点,而且要通过具体的例句采用比较对比的方法让学生理解如何在实际写作中运用这五条原则并且掌握写出高效的商务英语函电的方法.
(1)5C’s原则之一:Clear(清晰的)
书写商务英语信函,语言要清晰才能确保信息被对方成功接收,取得交流的成功.语言清晰是指在写作时应避免笼统、模糊的词语或句子,写作的意思表示应清楚明白.
[原稿]Doeswholesaleheapositiveimpact
[修改稿]Doeswholesaleincreaseourprofits
[原稿]Thiswillgiveusenoughtimetoreachsomemeaningfulconclusions.
[修改稿]Thiswillgiveusenoughtimetodetermineourbudget.
(2)5C’s原则之二:Concise(简洁的)
用词方面,应采用简单的或少的词语来表达,用句方面,如果可以用一句话就能表达清楚的句子,在商务英语函电中就不应用两句话来表达.
[原稿]Atthispointoftime
[修订稿]Atthistime
[原稿]Althoughitisourpolicytoacceptreturnedmerchandisethatisingoodcondition,returnedmerchandisethatisnotsalablecannotbeaccepted.
[修订稿]Weacceptmerchandisethatcanbesold.
另外,在商务英语函电的写作中应避免使用华丽的词句或夸张的词句.
[原稿]Cogitateupon
[修改稿]Thinkabout
[原稿]Thecontractenclosedherewithrequiresyoursignaturebeforeitcanbeexecutedandshouldbedirectedtotheundersigned.
[修改稿]Pleasesignthecontractenclosedandreturnittome.
此外,在写作中还应注意避免重复冗长字句的使用.
[原稿]Consensusofopinion
[修改稿]Consensus
[原稿]Fiscalfinancialyear
[修改稿]Fiscalyear
(3)5C’s原则之三:Courteous(礼貌的)
要通过商务英语函电进行成功的交流与谈判,就要注意礼貌原则的应用.虽然与收信人通常无法见面,但写信方能通过信函的语言树立彬彬有礼的形象,有利于双方的沟通和交流.在写作中应多使用“Thankyou”、“Willyouplease等”、“等willbehighlyappreciated”等礼貌用语.
[原稿]Youarerequestedtoshipourorderwithoutanydelay.
[修改稿]Yourpromptshipmentofourorderwillbehighlyappreciated.
[原稿]YoushouldsendthecopyoftheLetterofCredittousbynextTuesday.
[修改稿]WouldyoupleasesendthecopyoftheLetterofCredittousbynextTuesday
另外,应注意避免使用不信任、指责对方或居高临下的句子,如:“Ifwhatyousaidiscorrect等”、“Youneglected”、“Youfot”等.
[原稿]Ifthemoditiesweredamagedintransit,asyoualleged,wewillberesponsibleforthem.
[修改稿]Asyoumentionedthemoditiesweredamagedintransit,wewillberesponsibleforthem.
[原稿]Inapanyasbigasours,wenevertakeanorderoflessthan3,000items.
[修改稿]Pleasenoticethatitisourmonpracticenottotakeanorderoflessthan3,000items.
此外,遵循信函写作的相关礼仪如及时回信等也是礼貌原则的重要方面.
(4)5C’s原则之四:Complete(完整的)
商务英语信函应该符合简洁的原则,但是在使用简洁用语的同时应注意信函的意思表示应该是完整的.当谈到一个具体问题的时候,应该将与该问题相关的已知信息在信函中描述完整.
[原稿]WeheestablishedthroughourbankaL/Cinyourfor.
[修改稿]WeheestablishedthroughourbankaL/Cinyourfor.
ThecopyofL/CwillsendtoyoubyfaxtomorrowmorningandtheL/CwillremainvaliduntilJune8.
上文是以书写给客户开办信用证的函电为例,我们不仅应该告知对方信用证已经开好,而且应该在信函中告知对方关于信用证的相关信息,将已知信息完整地表达.
在实际写作中我们可以按照5WRule(5W规则)来验证是否将一个具体问题描述完整.5WRule包括了What(什么事件),When(时间),Where(地点),Who(人物),why(原因)五个方面,在写作时应进行完整地描述.
(5)5C’s原则之五:Correct(准确的)
商务英语函电是通过信函进行书面的表达,准确的用词和用语能够在客户面前树立良好的专业形象.反之,由于不能准确的使用词句,将影响写信人的良好形象.在实践中,书写商务英语信函容易犯的错误有以下方面.
1)百分数、小数和分数
在商务活动中,数值往往是最核心的内容.因此,准确地在商务英语信函中表达数字是十分重要的.
A用数字结合完整拼写的单词Percent(“百分数”)在商务英语函电中表达百分数.
[原稿]Theoutputvalueofourpanythisyearhasincreasedbyseven%.
[修改稿]Theoutputvalueofourpanythisyearhasincreasedby7percent.
B当数值大于1,000时,要使用逗号.正确的使用方法是每隔三位用逗号分隔数字.
[原稿]Thesuccessratewas98.62per1000units.
[修改稿]Thesuccessratewas98.62per1,000units.
C如果一个数值既包括整数又包括分数,整个数应该用数字表示.
[原稿]Ouremployeesworkedfiveand1/2dayslastweek.
[修改稿]Ouremployeesworked5and1/2dayslastweek.
2)缩写词(Abbreviation)
缩写词在商务英语函电中出现的频率很高,要准确使用缩写词,不仅要明确如何缩写而且应知道何时能采用缩写词.
A正式的商务英语信函中,当星期、月份用于句子中时,不应缩写.
[原稿]Thesampleproductswillbesenttoyoubythe2ndTues.inDec.
[修改稿]ThesampleproductswillbesenttoyoubythesecondTuesdayinDecember.
B计量单位的缩写词,如果没有与数值连用,不能单独使用.
[原稿]The$amountofthebudgethasbeenapproved.
[修改稿]The$10,000budgethasbeenapproved.
在进行商务英语函电教学时,除了上文所述的5C’s原则,还应注意讲授写作的结构、格式、语气等方面的知识和技巧,以指导学生拟写出专业的商务英语信函.