本站原创采购与付款的管理是成本费用管理的重要组成部分.采购与付款业务直接关系到一个行的财务盈亏,因此,如何提高采购效益,减少采购成本,使经营盈利,以求自身的持续发展,已成为农业发展银行（以下简称农发行）内部会计控制的一项重要内容.本文对农发行采购与付款内部会计控制的必要性、现状及产生的原因进行分析,并就如何开展采购与付款内部会计控制作一些探讨.
一、加强采购与付款内部会计控制的必要性
加强采购与付款内部会计控制,既是当前形势对农发行的客观要求,也是农发行实现可持续发展的需要.农发行虽属政策性机构,但也必须按照银行经营规律去运作；严格预算管理和考核,尽可能地降低运行成本.采购物品质量的高低直接影响运行成本,进而影响盈利水平.当前在缺乏透明度的采购过程中,各行中不同程度地存在着以权谋私、暗箱操作、弄虚作检测、收受回扣等腐败行为,导致了采购物品质次价高,资金使用效率低下.这些现象对农发行在履行支农职责上危害极大,不仅会导致经济案件的发生,而且隐藏着大量的金融风险,影响政策性银行的健康发展.对采购与付款进行内部会计控制,有利于降低费用支出水平,提高资金使用效益.对于防范采购与付款业务风险,保障政策性银行财产的完整和资产的安全起着重要的作用.
二、采购与付款内部会计控制的现状
《内部会计控制规范―采购与付款》规定：单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定采购与付款.但是,从本行采购与付款业务的操作角度来看,与上述规定相比较,仍然存在着以下亟待解决的缺陷：
（一）请购与审批环节控制不到位.按规定,单位应当建立采购申请制度,依据购置物品或劳务等类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序.然而有的行认为采购办公用品应尽量减少运转环节,无需书面请购,无需按核决权限呈准等.因此,业务部门需要办公用品,具有很大的随意性,有时口头向办公室采购员讲即可.采购与付款程序过程过于简单,易导致失控,同样也会影响采购成本,还可能滋生舞弊.
（二）采购环节控制不到位.按规定,单位应当采取由采购、使用等部门共同参与比质比价的程序,并按规定的授权批准程序确定供应商.小额零星采购也应由经授权的部门事先对等有关内容进行审查.而一些行负责采购人员对采购项目没有手续就直接购写,并且负责选择供货单位和确定购写等,也均无相关部门或人员的参与或进行合理的、实质性比质比价的监督程序.
（三）验收环节控制不到位.单位应根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件,由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具验收证明.然而实际操作中,一些行的物品保管人员不能严格验收商品的质量和数量.一是物品保管员在接收物品时,没有可验收的依据.物品保管员收不到经批准的订单、合同等采购文件,也就不能以此为依据对采购物品的品名、货号、数量、单价逐一点检；二是仓库台账的数量没有与实际收到的物品相互核对.对办公用品的采购,有的没有通过物品保管员验收,就直接交给使用部门,使得物品保管员是收到物品多少,就登记多少.
（四）货款支付环节控制不到位.按规定,财务部门在付款业务时,应当对采购、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性及合规性进行严格审查.而有的行财务会计没有按照规定认真审查采购付款的所有凭证,没有将采购与验收证明及采购订单等相关凭证相互核对,而仅仅是对采购上的有关内容进行审核.货款支付的情况是,采购经经手人、任意一名验收人签字及主管财务行长签批后,往财会部门一送,出纳员据此支付货款,程序不严格、规范.
三、产生上述缺陷的原因与危害
（一）重视不够.部分单位负责人对此项工作重视不够,以致有的行在采购与付款业务上管理混乱,有的甚至处于完全失控状态.一是对长期未有采购、请购程序以及不相容职务混岗的情况,未及时发现和纠正；二是对仓库台账进行检查时,未对物品保管员验收所购物品或劳务等的依据进行检查,造成内部控制管理出现了漏洞；三是对会计出纳工作进行检查时,未对采购是否与验收证明及采购定单等相关凭证相互核对进行检查,长此下去,势必发生更大风险.
（二）认识不足.目前,不少行的主管采购人员和会计部门将采购业务仅仅定位于只要采购员写进办公物品,采购员填好单据,主管财务行长一签批,出纳员就得付款等日常的采购与付款业务,如何对采购与付款业务进行内部会计控制、降低采购成本以及如何按照《内部会计控制规范》的要求和方法去操作,还缺乏了解和掌握,不适应开展对采购与付款业务内部会计控制的要求.
（二）成本费用管理意识淡薄.主要是有些人还存在着“农发行是政策性银行,不搞成本核算；钱是国家的,省着是为难自己”的错误观念,因而在采购与付款等业务中无降低成本的措施,没有一套正常发挥作用的成本管理制度,处于一种放任自流的状态,从而造成一些行费用大幅度上升.据调查,2002年东北县一个有12名员工的支行,粮食总贷款额不足50万元,而当年费用却高达110万元.
（三）内部监督制约机制有欠缺.自《进一步加强银行会计内部控制和管理的若干规定》、《关于进一步加强内部控制建设的实施意见》等文件下发后,各行内控建设和执行有了明显地加强,但大多数行建立的内控制度偏重的是履行支农职责性业务操作规范、规程和案件防范方面,在采购与付款内部会计控制方面还有较大缺陷,主要是没有建立专门的对采购与付款内部会计控制进行检查、监督、处罚的制度,特别是没有形成对采购主要负责人员的监督制约的机制,结果诱发了经济案件,有的行领导及采购员,利用办公用品的采购活动,损公肥私、收受回扣等,甚至构成违法犯罪.这些给农发行资产安全和质量效益造成的危害不言而喻,如果不防微杜渐,加以控制,必然会演变成普遍现象,使经营出现运行不良并陷入困境.1999年初,时任农发行财务部主任的于大路就收供货商谭谋的贿款30万元,此事造成了恶劣影响.
四、加强采购与付款内部会计控制的几点建议
（一）把好请购与审批控制关.为了使办公用品购置的风险最小化,各行应建立书面请购申请制度.一是对所需办公用品的采购授权.物品保管员在办公用品达到再时可直接提出面请采购申请；其他业务部门也可为正常的经营业务直接申请采购有关物品,物品保管员接到请购单后,根据库存数量进行确认.请购单必须有使用部门负责人签字,并经采购主管审批,财会部门授权人签字后,交采购员采购.对于重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序.二是请购单各联的处理.请购单一式四份,注明请购部门,请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容.将请购单一联退请购部门,以示答复；一联退物品保管员准备验货；一联退财会部门筹备资金；一联办公室采购人员作为编制单的依据.
（二）把好定购单控制关.一是预先对所有订货单编号,以防止遗失或错误；二是办公室采购员和财会部门对请购订货单应设“待办案卷”,并对待订单及案卷定期复查.在订货单向供应商发出之前,还必须由专人核查,订单是否得到授权人的签字,以及是否有经批准的请购单作为支持凭证,确保订货单的有效性.
（三）把好采购控制关.单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,尤其是对询价与确定供应商等不相容的职务应予以分离.应该由办公室采购人员和物品需求部门以质量、和供货期等为主要评价标准选择供应商（一般三家以上）,并按照规定的授权批准程序确定供应商.对于小额零星办公用品或劳务的采购,虽可授权直接采购,但应形成由独立的人员抽样暗访制度.总之,应将“集中的权力分散化,隐蔽的权力公开化”,从而有利于阻断个别部门或人员与供应商的特殊关系,有效防止暗箱操作、收受回扣等现象.
（四）把好验收环节控制关.一是物品保管员应依据经批准的单、合同等采购文件,对所购物品或劳务等的品种、规格、数量和质量及其他相关内容进行严格验收.二是编写验收入库单,对采购物品已验收,并核对无误后,由物品保管员填写按顺序编号的入库单.入库单一式三联,物品保管员签字后,一联留存,登记仓库台账；一联随有关凭证送交财会部门,结算；一联退办公室采购人员与单、请购单核对,核对后归档备案.
（五）把好付款业务控制关.一是支付申请.采购人员应依据供应商等提币资金支付申请,注明款项用途、金额、预算、支付方式等,并将附有经过审批的请购单、采购主管批过的定购单、物品保管员的验收入库单等报主管财务行长批准.二是支付复核.复核人应对批准后的货币资金支付申请进行复核,复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等,复核无误后,交由出纳人员支付手续.根据上述要求,审批人对支付申请审批后,财会部门应进行支付复核.复核无误后,根据有关的原始凭证编制付款凭证,按照资金安全和付款计划由出纳人员付款事项.
各行应由业务熟练的主管会计担任货币资金支付申请的复核,会计主管直接向行长负责,对手续及相关单证不齐备、金额计算不准确等,有权拒绝签字,有权监督有关部门及人员改正违规及不科学业务操作,有权直接向行长反映问题及建议.
五、结论
农发行要实现盈亏平衡、保本微利,财务上的自我可持续发展,就必须在履行支农职责业务正常进行的前提下,做好成本管理.而要做好成本管理,就必须抓好采购与付款业务内部会计控制,从而进一步提高农发行支持农业和农村经济的能力.