本站原创【摘 要 】社会主义经济建设日新月异,改革日益深化,公路建设更是飞速发展,在此过程中,产生了许多珍贵的科技文件资料,它们不仅是对于相关项目或工程真实反映,同时也为未来的建设提供了宝贵的经验,然而科技档案的整理等工作却进步缓慢,以致出现了许多问题.本文提出了一些科技档案管理过程中存在的一些问题,并对一些解决方案加以阐述.
【关 键 词 】交通公路；科技档案；主要问题；对策分析
近年来,我国的交通事业快速发展,随之形成了大量的交通科技信息的材料.是否能够对这些科技材料进行有序有效地管理,已经成为衡量一个企业发展健康与否的标志,也是提升企业自身工作质量、加强企业社会竞争力必然条件.因此,加强对对这些科技资料的管理和利用,维护企业的合法权益、经济利益,为企业的发展提供有力支持,为交通行业的发展提供助力,已经成为交通企业档案部门的至关重要的课题.
1.交通公路科技档案管理工作流程
交通公路科技档案的管理,主要包括对科技档案的收集、整理、鉴定、保存、统计以及利用等工作.科技档案收集工作,即是交通公路的档案工作部门向有关部门收集其业务工作或者是该部门所承担的项目建设过程中所产生的具有保存、利用价值的文件等材料.如与建设项目相关的招标与投标等文件,设备等更新、改造的资料,系统等属合同关系所产生的文件资料.科技档案的整理工作,是按照科技档案形成的规律,坚持以保证科技档案的系统性、完整性的原则为出发点,对档案进行系统的分类,将无序的材料转变为有序的材料.科技档案的鉴定,是依据一定的原则和方法,对档案资料的保存价值进行鉴定,保留有价值的材料,并对材料的保管年限进行确定.科技档案鉴定的工作,一般需要根据科学技术负责人或者总工程师的指导,由科技人员和档案人员共同完成,以确保档案鉴定工作的准确无误.科技档案的保管工作,是以维护科技档案的完整和安全为目的而进行的各项工作.科技档案的统计工作,通过提取档案的各项统计指标,分析档案的统计数据,了解档案以及档案所处状态,提高档案管理的水平.科技档案的利用工作,即是要求工作人员发挥自身的主观能动性,了解部门的需求,编制实用高效的检索工具,充分发挥档案材料依据凭证的作用,为本单位的管理、生产、科研等提供档案怎么写作.
2.主要问题
第一、只意识到了凭证文件的收集工作,而忽略了技术文件的归档工作.
档案的价值不仅是因为档案的凭证作用,更是因为它的利用价值.然而,传统的档案收集和管理工作的过程中对于档案的凭证作用更加的重视,以至于忽视了档案的利用价值.作为技术参考是科技档案所具有的利用价值之一,也是科技档案最根本的属性.但是,在各种归档管理工作的要求中,无一例外的要求归档材料必须为原件,如果以复印件作为文件材料归档,则会被认为是工作失误.工作人员为了满足归档的要求,归档材料非原件拒绝收档.为了满足归档的要求,却使得一些重要的技术文件因为没有原件而无法归档,从而影响了档案材料收集的质量,也使得档案资源作为参考资源的利用价值打了不少折扣.
第二、由于档案分类工作的不完善,档案数据库的建设受到影响.
档案分类工作是建立档案检索目录体系的基础,它直接决定了检索查询体系的查询效率,从而影响了科技档案资源被利用的程度和发挥作用的大小.分类是一个较为复杂的问题,它在很大程度上影响档案的管理和资源的利用.档案管理中分类的不合理导致馆藏排架混乱,从而影响文件的检索和利用.
第三、档案编目不甚完善,影响档案的检索利用.
对档案材料的编目工作是否完善,很大程度上影响着科技档案资源利用的效率、检索工作的效率.检索是对档案资源加以利用的基础,而检索利用的基础则是档案的编目工作,通过编目,可以建立多种途径对档案资料进行检索查找,编目是档案资源得到充分利用的重要前提条件.然而,一些档案文件的编目中缺少在多数信息资源检索中应用到的主题词标引,这是档案资源检索利用的一大缺陷.
3.对策分析
第一、有机结合档案的凭证作用和利用价值.
首先要使档案管理制度得以完善,制定切实可行的程序和办法来完成档案资料收集、整理、编目等工作.在日常的归档过程中,要按照归档的要求,坚持归档文件原始性的原则.在管理工作中,应该放宽归档条件,对于尚未收集到元件的情况下,考虑使用相应的复印件替代,以保证档案材料的准确性和完整性,使相关的技术资料之间相互对应,彼此协调一致,真实记录和反映科技活动的过程.
第二、实现科技档案系统性和完整性的紧密结合.
档案相关工作人员应当从科技工作的起点入手,在过程中加以控制,以各类档案的归档范围为依据,结合课题或项目的实际,与相关的负责人共同完成项目归档文件的清单,而且清单应该能够细化的反映出工作的不同阶段应该形成的相应文件,如立项阶段的调研报告、立项申请报告,项目结束时的工程总结、技术总结等文件.不仅使得技术人员和档案人员对所需材料做到心中有数,同时也可以保证档案资料的系统和完整性.同时还要对档案管理的办法加以完善,使得档案的归档、管理工作做到标准化、规范化.
第三、充分结合加强档案资料编研的集成管理能力与提高档案资源的利用能力.
在对档案材料的开发利用过程中,在充分了解用户的需求的基础上,对档案资料二次整理,使得零散的档案信息得以综合,无序的信息变得有序,方便各类人员对档案的利用.为了实现管理能力的提升,我们必须转变意识,增强认识,围绕决策、科研和综合管理等主要工作,有针对性的开发研究.档案整理人员要从全局观察和思考,提供有效的资料,随时了解单位的生产经营状况,了解需求,围绕中心展开档案的整理工作,提高档案资源的应用能力.
第四、结合档案管理工作中的方法创新、组织创新和怎么写作创新.
在档案管理机构的建设上,要有专门的档案室,并齐全配置档案工作人员,同时要建立健全档案工作制度.在队伍建设上,要大力引进相关的专业人才,加强在职人员的业务培训.在管理体制上,要实行“分级管理,统一领导”的管理制度.在管理方式上,要实现科技档案馆里的标准化、规范化、科学化管理,同时要加强档案管理的信息化建设.在怎么写作上,要大力开展在线怎么写作,突破地域的限制,从而实现档案信息的高度共享,同时,还要充分保证档案的安全性保密性.
4.总结
公路科技档案,是具有很高的保存价值的,是未来工作的借鉴和参考,因此加强档案管理工作时间十分紧迫,必须做到分秒必争.而科技档案管理人员,要不断的转变思维,深化理解,积极提升自身素质,以自身的实际努力来推动科技档案管理工作规范化、标准化、科学化的进程,为社会主义建设出一份力.