档案管理信息化建设

摘 要 ：档案管理工作中一项最为重要的任务就是实现档案管理建设信息化,信息化已经成为当前档案管理工作中发展的必然方向.本文认真分析了目前建设档案管理信息化过程中出现的问题和好的方法,对如何做好新时期的档案管理工作具有参考意义.

关 键 词 ：信息化档案管理计算机文件

档案管理信息化是指利用现代信息技术、网络技术和计算机技术对档案管理工作中的档案信息资料进行信息化管理,从而更好地怎么写作于社会发展.档案管理的信息化是一个建设信息化的工作,又是同种信息资源的载体、存储、检索与管理不断变化.现在我们处在日新月异的信息社会,为加快经济社会建设,档案信息化建设非常有必要,意义重大.本文研究当前状况总结一些经验以供参考.

一、新时期档案管理信息化存在问题

当前信息化建设得到了高度重视,取得了显著成效,但由于种种原因还存在问题如下：

1.规范、标准方面的问题.因为没有一个统一的标准,造成一些系统与数据格式出现异构,所以这需要相关部门尽快出台相应的法规政策.我国档案信息化管理建设的情况是,档案信息管理软件存在适用性和通用性严重不足的情况；计算机设备和外部设备的型号不相同,质量也各有差别,有统一标准的硬件设备缺乏,怎么进行档案的分类、编码也没有相通的规范.因为这类问题的存在导致档案信息化建设步伐受阻,限制和影响了档案交流的范围.

随着信息技术和科学水平的飞速发展,档案信息管理工作在实现信息化过程中需要不断采用新技术新信息,例如数字水印防伪电子签章、智能搜索、身份认证等,这就要求我们不断实现软件的更新.另外,因为网络技术尚未成熟,攻击和电脑病毒泛滥,这些会造成电子档案特别是那些高度保密的资料会被他人窃取、伪造和修改,需要我们特别注意.

2.数据质量存在问题.因为规范不够详细,造成目前信息采集工作出现不规范、不全面、不准确的问题,达不到智能检索、精准查询等需求.

3.从业者素质问题.人才是任何一类工作的核心,不管管理方法、技术多么先进,都是没用的,档案管理实现信息化也不可能.目前在档案管理信息化建设过程中最为突出的就是缺乏精通档案管理和计算机的复合型人才,大部分都是操作型人员,能够实现信息导航、程序运维咨询怎么写作和开发系统的高科技人才更是少之又少.如果档案管理软件出现问题,只能够向开发商求助,这严重影响了档案信息化管理建设的速度与质量.

二、新时期档案管理信息化建设方向

数字电子档案馆的建设决定建设档案信息化的方向,不过这里出现的数字电子档案馆,不是传统意义上的档案馆,指的是利用网络技术把一些相关档案馆组合起来.这种档案馆还有一个作用就是综合各种信息和资料,实现对档案信息标准化处理.怎么写作对象社会化和管理过程一体化等更高要求的提出,使数字电子档案馆的建设有了更高的标准.数字电子档案馆建立的目的是最大限度地方便人们利用档案资料,怎么写作经济建设.当然数字电子档案馆的建设需要各种条件,数字电子档案馆的建设需要良好的基础设施,比如计算机、通信、网络硬件.建设数字档案馆采用的是网际网结构,仅仅依靠档案管理单位自主建设的网络设施,不管是从实践上还是理论上都行不通,也不合理.在实际工作过程中,只有具备了网络环境基本条件和通信高速数字设备的大环境,才能实现数字电子档案馆的建设.通常情况下,需要具备联通不同部门的内部网络平台,需要外部具备连通信息高速通信网络的基础.

当前,国内常见的档案信息化建设方式是建设相应的计算机、网络设施和平台,同时实现档案管理的无纸化和规范化操作流程.无纸化、规范化管理档案不仅依赖信息档案自动化软件,常见的信息档案管理软件有如下优点：

1.计算机能够方便地进行遗漏文档的处理.计算机网络可以使文档资料按件归档,插入文件非常便利,只需要档案管理者按动按钮,简单修改资料的存储目录就行了.

2.保持档案和资料的真实历史原貌.通过扫描设备与数码相机对原文进行扫描,可以把文档资料收纳进计算机系统,不仅可以方便人们查看电子版文档资料,还能够看到原文真实的摸样.

3.方便档案查询实现分级管理,保密性好.通过设置权限,在使用的初期,能够明确规定使用者查看档案的级别,实现有效保护保密档案.

4.远程管理、查询档案资料的实现.利用网络技术和计算机技术,可以远程查询、管理文档资料,非常快捷方便,档案的作用更容易发挥.

5.档案虚拟化和移动化.随着智能移动终端的广泛应用,档案信息化建设也需要支撑其在智能终端方面的应用,更加虚拟化和移动化.

6.可体验式档案.档案记录着人们的发展历程,承载了人们的历史,档案数字化建设中,可以采用增强现实技术,探索体验、体感式的智能档案管理平台.

三、结束语

新时期档案管理信息化非常重要,关系着经济社会的协调发展.本文在认真分析档案管理信息化建设现状的基础上给出一些可行的措施,希望为档案的信息化建设贡献微薄之力.