本站原创[摘 要 ]档案的价值意义只有运用档案的时候才会真正体现出来,本文通过毕节市校党校在进行大专体制升格评估中档案起到的关键作用的实例,说明档案在市（州、地）级党校评估升格中的有效利用及重要价值,为其他将要进行大专体制升格评估工作的市（州、地）级党校提供有价值的参考.
[关 键 词 ]市级（州、地） 党校 大专体制升格评估 档案利用 档案价值
市（州、地）级党校在升格为大专体制评估中,需要大量的存档文件、音频、视频、图片等资料,为评审提供法定的凭证依据.为进一步明确评估升格审查内容,2008年,贵州省委组织部、省编委办、省委党校联合对全省各市（州、地）党校进行大专体制规格评审检查.检查内容主要为2004年以来党校开展教学、科研、党建、行政工作及校园环境、设备设施等情况.
党校各项工作的开展,必须要以各种原始文件资料为依据.因此,作为留存的档案资料就成了检查的主要内容.档案的价值也在检查中得到充分体现.
一、评审中档案的利用方法
1 评审档案的类别
审委员会审查的档案包括2004年以来的文书、教学、科研、基建、财会、声像所有门类的相关档案及编研资料.即．1、地委对党校工作重视和领导的相关资料,包括：（1）贯彻、省委文件,（2）干部教育培训资料,（3）地委为党校所办实事资料,（4）党校全面发展规划资料；2、领导班子资料：校领导班子建设资料；3、办学规模资料,包括：（1）年度计划,（2）年度班次,（3）学制设置；4、教学管理和教学质量资料,包括：（1）教学内容,（2）教学方式,（3）教学管理、教学质量；5、队伍建设情况资料,包括：（1）编制员额,（2）师资队伍建设,（3）管理队伍建设,（4）思想政治工作建设；6、科研管理和科研成果资料,包括：科研管理、科研经费、科研参与、科研成果；7、办学条件和基础设施建设资料,包括：（1）经费保障,（2）基础建设,（3）教学手段现代化,（4）图书馆.
2 利用档案的方法
2．1提供原始档案资料以作凭证检查
评估工作启动后,档案人员根据检查内容、查阅了相关的档案目录后进行整理,把相关的文件从不同的档案盒内抽出；将“案卷”内抽出的文件在文件的空白处用铅笔注明档号,如：3-156（表示3号目录的156卷）；从盒内抽出的文件有归档章标注档号,方便一边开展业务工作一边收集资料.
将收集的所有资料在初装的基础上一项一项地对照检查要求进行细分.把第一大类“地委对党校工作的重视和领导”分成四小类装为四盒,即：、省、地关于加强党校工作文件,关于印发《干部教育工作条例（试行）》的实施办法,贵州省委贯彻《干部教育培训（试行）》的实施办法,省印发《2006-2010贵州省干部教育培训规划》的通知,毕节地委《2006-2010管干部教育培训规划》,毕节地委组织部、毕节地区人事局调训干部的通知及《培训干部实行申报审批制度的意见》,地委专题会议研究党校工作,地委领导给党校各种经费签字,视察党校的新闻报道,地委各大班子领导在党校各类会议上的讲话等等.把第二大类“领导班子”分成一类,即：地委领导兼任党校校长的文件及党校现任领导班子职务、职称的任职文件等.这样将所有档案资料分类并装盒.
补充相关资料.收集分散在个人手里的资料,特别是科研类资料时,档案管理人员须走访单位所有教师,把他（她）们获奖的相关文件、证书、发表论文、课题中标等材料收集起来,并把发表的论文按核心刊物、公开刊物、内部刊物及年度分别排列装盒,把获奖情况、课题中标情况按国家级、省级、地级分别排列装盒.
编研资料的利用.将“、省、地关于加强党校工作的文件汇编”,“1983年以来学历班、主体班（短期班）课程设置汇编”,“历届培训学员人数情况汇编”分在第一、第二、第六大类.
2．2探索简单明了的档案使用方法
为了使检查组的领导及其人员能清楚明了地了解所提供的资料,档案管理人员除了在每盒资料内编有目录外,还可在每盒资料的前制表说明,如：教职工培训进修情况表,教职工发表论文情况表等,并将相关资料附在表后.
2．3充分利用现代技术,为档案利用提供多途径支撑
以上所举例的原始资料虽然分别排列装盒,并且每盒内编有目录及相关列表说明,但为了给检查组提供更清晰、更明了、更直观、更现代的资料进行检查,也为了使原始档案得到很好的保护,可采取以下方法以便提供检查：
2．3．1,将整理好要检查的每盒档案进行扫描并复制成书.主要以复制的书提供给检查组检查,原始档案只作第一次初查和正式检查的备份.
2．3．2编制电子书,利用电脑提供检查.在扫描原始档案的同时,就将在电脑中自然生成的资料排列编制成电子书.这样方便检查组的部分人员就复制的书籍检查相关项目,也可使检查人员从电脑中的电子书里直接提取相关资料检查.若检查人员对编制的书籍或电脑中提取的数据存有凝问,可随时从原始档案中提出相关档案以证明.
2．3．3剪辑、串联声像资料、编辑光盘及展板.我校档案中有大量的照片、录像资料,为了使检查组更直观的看到我校近几年各项工作的开展情况及发展成果,资料组将我校照片、录像进行剪辑.把开展重大活动及教学、科研重要成果的声像资料进行编排,加上解说编制成光盘,利用多媒体向检查人员展示,也可把一些重大活动的照片编制成展板放在室外成列以作补充.
二、评审中档案价值的体现
1 为评审提供法定依据
评审中,通过我校档案的利用,把我校近几年来的教学、科研、党建、行政、现代化设施、设备等情况展现在了评审小组领导及我校领导、教职工面前,使大家清楚地了解到我校近几年的各项工作开展情况.例如,在科研方面我校教职工发表论文300余篇,近200篇在省部级核心期刊发表,还组织撰写公开出版专著5部,我校教师承担市经济社会8个课题,均获专家评审通过,多项科研成果分别获国家、省、市各类奖项,教师参与科研率达100％.科研成果远远超过评审要求的数量和质量；在教学方面,我校主体班年平均培训人数在500人以上,加上与其他部门联合办班达1000人以上,教学方法科学新颖,有答凝式、研究式、论坛式、辩论式、抗辩式、案例式、等方法,教师上课优良率逐年上升,并达到了90％以上,课程设置更新率达25％以上,教师采用多媒体、课件教学达100％,超过评审要求的70％,有外聘教授30人,这30人中,有清华大学博士生导师,有中国社科院、中国人民大学博士,有贵州社科院研究员,有贵州省委党校教授,有地区各部门领导及知名学者；在管理方面,我们制定了党校事业发展规划,党校队伍建设发展规划,教学科研规划和校园建设发展规划,还有管理制度汇编,汇编收集了1999-2007年的各种规章制度文件62份.2003和2008年分别被贵州省林业厅和全国绿化委员会授予“绿化模范单位"2006年被贵州省委、省政府授予“精神文明建设先进单位”等. 通过档案展现了教学、科研及管理成果的同时,也体现了各级领导对党校工作的重视和关心,展示了我校党风廉政建设、基础设施建设、教学手段现代化建设等方面的发展,充分体现出我校始终坚持“以教学为中心,科研为基础,管理为主线”的管理理念,说明了我校的各项工作始终走在同行的前列.
要检查的每一项内容,都能在我校档案中找到,例子中的纸质档案及声像档案,充分见证了我校近几年的各项发展成果,反映出我校档案工作与其他工作并肩前行,任重道远.
2 档案在评审中的社会效效益
2．1有效提升了我校的社会形象及地位
评审工作的每项活动开展,都是以档案资料为依据.例如这次评审,我校各项量化指标综合得分为571．9分,平均得分97．5分,排在全省第一位,并与遵义市委党校一道在2009年中升为地厅级党校.
2．2给各兄弟党校的大专体制规格评审起到了良好的示范作用
我校资料组采取多途径的方法为检查提供详实有序的评审资料,使检查组的同志感到非常直观、方便、快捷,富有极强的创新性.我校在评估升格检查中和评估升格检查后,先后有遵义、安顺、铜仁等党校来我校参观考察.他们观看了我们的原始资料和根据原始资料复制的书籍,电子书,光盘.同时也了解了我校宣传组、接待组等的工作情况,并带走了我校刻录的光盘,为自己学校的大专体制规格评审汲取好的经验,作好充分准备.
3 档案工作在评审中得到提升
3．1通过电脑扫描制成书籍与电子书的利用,使档案人员业务素质得以提升
由于我校到2007年才给档案人员配备电脑,档案人员离熟练操作电脑办公还有很大的距离.通过这次评审,尤其是将原始档案资料扫描复制成书和电子书的提供检查的过程,我校档案人员电脑水平取得了显著的提高.
3．2为我省市（州、地）级党校档案现代化管理打下基础
目前我省大部分机关、事业单位电脑管理档案还处于初级阶段,有的单位虽然推行电脑管理档案,但各单位之间的管理是彼此孤立的,有的是自己编制的管理软件,有的是网络版,有的是单机版,数据格式各不相同,不能达到资源共享的目的,各市（州、地）党校档案管理现代化还有距离,通过这次评审检查,各兄弟党校相互交流,便于制定出更好、更新、更科学的方法,从而推动档案工作向现代化管理前进.
3．3声像档案利用有助于加强了以纸质为载体外的其他档案类型的重视
我校广大干部职工档案意识较强,开展各项工作形成的文件资料都会即时交到档案室存档,但对录音带、录像带、光盘、电子文件的档案意识就要差一些.有的录像带、光盘要过几年才交到档案室,又未在相应实物上注明内容和时间,使档案人员无法鉴别他们的价值,对他们难以进行相应的保管,这次检查评审,通过电子书,光盘多媒体播放,使大家对以纸质为载体外的其他档案产生了重视,摄影人员能将所摄内容即时刻录,并注明内容、时间、地点等相关信息,在电脑中生成的文件也能即时刻录转为电子档案保管.
3．4弥补了档案工作的不足
我校的教职工外出学习培训,大部分时间安排在检测期,并且大部分的外出培训是口头安排的,没有形成文件资料,通过这次评审检查,档案室注意了学习培训资料的搜集,并要求各处（室）派教工学习培训需有文字依据交档案室存档.其次,加强了教职工论文、专著、参与科研课题的资料搜集,并按年度、刊物级别、作者编排存档.为今后的档案的提供利用打下基础.
档案工作的重要性在平常工作中很难体现,只有当它有特殊用途的时候才充分显现出来.很多情况下是“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,档案管理人平常也无人问津,默默无闻地工作,他们的长期奉献只有在急用档案的时候才被发现和认可,不重视档案就是不重视历史,不重视历史就难以正视未来,一个有远见的人必定是重视档案的人,以一次档案的特殊利用或许不足以说明档案工作的重要性,但足以鼓励档案战线上的全体同仁树立信心,足以说明无论怎么平凡的岗位,只要用心去做,甘于奉献,虽然未必取得惊天动地的业绩,但是同样大有作为.（工作感想及汇报）