档案馆馆藏资料的收集与管理

更新时间:2024-01-26 作者:用户投稿原创标记本站原创 点赞:5645 浏览:19724

馆藏资料是指由档案馆接收采集的与馆藏档案内容密切相关的,可以补充档案提供利用的资料.科学地收集、保管与馆藏档案内容相关的资料,对提供利用起着相当重要的作用.

档案馆收集资的必要性

档案馆作为科学研究和各方面工作利用档案资料的中心,如果只保存档案,而没有其他相关资料的收集补充,馆藏结构就显得单调,不够合理,难以满足利用者多方面的需求.

首先,在长期的档案保管过程中,由于种种历史或人为的原因,致使一部分档案存在较为普遍的损毁、散失现象,造成馆藏档案时间上的断档和内容上的不完整.比如,战争年代所形成的档案就有相当部分因战火或其他原因损毁、遗失,而有些机构在档案形成后未能及时归档或没有注意收集,也会导致档案全宗的不完整.这种情况,即使是在客观保管条件较好的建国后档案也同样存在.以档案馆为例,据统计,1926年的方针政策性文件现存178件,其中档案里保存的仅有73件,而在革命历史期刊中保存下来的则有82件,其他出版物中保存下来的有23件.又如:档案馆编辑出版的《文件选集》编入的文件共317件,有155件是从馆藏资料中选取的.由此可见,资料作为档案的重要补充,也应成为档案馆馆藏建设的一个重要组成部分.适度地一些具有参考价值的各类相关资料,不仅可以弥补档案的欠缺,而且对于丰富馆藏,更好地体现档案馆作为“基地”、“中心”的性质具有重要的作用.


其次,在档案整理工作中,受档案的立卷原则或机构隶属关系的制约,有关某一个历史事件或主题的档案有时会分散在不同的案卷、不同的全宗甚至于不同的档案馆中,致使检索过程中的查准率和查全率较低,给利用者带来很大的不便.相比之下,资料所受的这种限制则较小.资料是人们就某一专题或某一系列的问题,将各方面有价值的材料进行汇总,经过加工整理、筛选、编辑成册,具有收集范围广、内容全面、系统的特点.资料的收集可以跨单位、跨地区,对档案信息起到很好的补充作用,能填补一些档案收集不全的缺憾.另外,资料多为公开性出版物,在所需史料的获取中不仅手续简便,而且它所能提供的素材更为全面,从而给利用者带来诸多方面的方便.

鉴于当今时怎么发表展的需要,馆藏结构也相应地向多元化发展,为满足社会公众从事科研、编史修志、查证史实等各方面的需求提供综合的、全面的、系统的信息,从而充分发挥档案信息资源的作用.在馆藏建设中,我们既要注重档案的接收与保管,也应注重馆藏资料的建设,不仅要保存内容丰富、体系完整的档案,还要有相应的资料作为补充,作到以档案为主,以资料为辅,二者相得益彰,才能充分发挥档案馆作为科学研究和各方面工作利用档案资料的中心的作用.

馆藏资料的收集原则

档案馆保存的资料是“与本馆保存的档案有关的资料”,能配合档案为利用者提供相关的信息.相对于广泛的“资料”含义而言,馆藏资料的范围要小的多,主要为公开出版物和内部出版物.面对一些档案馆馆藏资料存在的内容芜杂,结构分散等实际状况,馆藏资料的建设应遵循系统性、互补性、实用性原则,这是健全馆藏资料体系,保证馆藏资料质量的必要前提,也是发挥馆藏整体优势的保证.

(一)系统性原则:指馆藏资料结构体现完整、全面的原则.首先在资料的采集方面,要有宏观控制,从资料的收集即形成相对稳定的体系.为了避免选择资料的盲目性,使馆藏资料符合本馆资源建设的原则,档案馆应根据本馆的性质、任务、怎么写作对象等制定出一个比较详细的资料收集标准,使采集人员在选择时有据可依.采集人员应对本馆已有的档案、馆藏资料的来源等进行调查研究,从而为采集资料提供目标依据.在收集工作中对进馆的资料要有所侧重,严格筛选,与馆藏档案有关的各种类型、各种载体的资料都要收集.现在档案馆接收档案已形成系统,但是对资料的接收采集还不系统.有的单位交档案的同时,把该部门产生的相关资料一同交来,这样可以使利用者在查阅档案时,也能看到相关的资料作为参考,有的单位则不重视资料的整理交接,使得一些有价值的资料,在档案移交后流失在外,很难收集,破坏了档案资料的系统完整性.其次是的各种门类的资料,也要形成各自的体系,不仅要注重征集不同历史时期的资料,还要及时采购具有参考价值的各种载体的资料.第三,在资料的保管方面要有长远的发展的眼光,不能因一些资料的发行量大,来查考利用的不多,而忽视收集,造成馆藏资料体系的断档.例如机关内部出版的期刊、报纸具有信息量大、速度快的特点,能及时反映一个单位的发展过程与职能的实施,在收集时应尽量保证将其收集齐全,不要人为地造成断档,使之与档案相互补充,从而形成完整的资料体系.

(二)互补性原则:所谓互补是指档案馆的馆藏资料在内容、文种、载体、形式等方面与档案的互相补充和互相替代.要把握好“与馆藏档案内容相关”这一点,根据本馆接收档案的范围来确定,按照馆藏档案的范围层次,最大限度地将与之相应的资料收集起来.各种类型的档案馆要针对本馆的保管对象,来确定资料的范围,调整档案与资料的比例.资料一定要体现出其原生性的一面,馆藏资料的原生性是指资料起源于档案,能直接反映某一时期、某一机关单位历史活动的实际情况,同时又不囿于档案,它比档案的收集范围要宽,是档案的直接延伸与补充,在很大程度上可以补充档案所缺,因此,必须注意收集,这不仅体现在互补性,同时也是系统性原则的应有之义.随着科学技术的发展,记载文献信息的载体越来越多,电子出版物的出现,使得资料载体越来越呈多样化局面.在电子出版物的挑选上,应兼顾传统出版物与电子出版物的协调,要与馆藏档案的内容相配套,通过采购数字化文献,使已有的馆藏资料信息体系更加完善,更能充分发挥档案的作用.目前就一些档案馆的馆藏资料建设来说,还存在着不少问题,如:在采集和保管上缺乏整体布局,馆际之间的工作处于一种自然状态,造成一些不必要的浪费;在管理体制上,各自为政,阻碍了档案资料信息资源的共享.互补性原则还应体现在:在信息高速发展的今天,档案馆际间应形成一种整体布局,逐步过渡到馆与馆之间的馆藏资料相互协作,达到馆际之间档案资料的共享.

(三)实用性原则:所谓实用性原则就是保管的档案资料要为用而藏,尽可能多地满足利用者的多方需求,还要体现高效益、低成本.收集、保管资料的目的在于配合馆藏档案提供利用,由于对“馆藏资料”认识上的异同,造成了一些档案馆馆藏资料范围的无限扩大,无形中增加了人力和物力上的压力,所以在资料的选择上,一定要体现馆藏资料的特色,围绕本馆档案的范围,将对本馆最具有价值的资料收集进馆,不能不加选择的全部.这样做不仅可以优化馆藏,使馆藏结构趋于合理,而且可以使有限的经费发挥出最大的优势,无形中降低了资料在收集和保管上的成本.对一些档案馆来说,由于多年的积累和一些政策的影响,使馆藏资料的数量急速增长,一些不该进馆的资料也被,而现行收集的各种资料、类型又相应地增多,使得库房不堪重负.对于以上情况,档案馆要从馆藏资料的质量抓起,处理好资料数量与质量的关系,适时的针对馆藏资料中一些与保管的档案无关的资料、内容信息含量小、失去利用价值的、多册重复的资料进行鉴定筛选,对于长期无人利用的资料,经过审慎鉴定决定其是否保存,也可以减轻由于资料无限增长带来的各方面的压力.

馆藏资料的科学管理

科学的收集馆藏资料,是优化馆藏结构、有效提高利用的基础,但要在利用中能够真正产生实际效果,还需要对所收集的资料进行科学的管理.

首先,要完善馆藏资料的检索手段.资料在采集后,要及时加以整理,作好资料登记工作.资料登记不仅是资料收进的明细账,而且是查找资料的一种检索工具,还为编制其他检索工具提供了材料.要建立完整的信息检索系统,除传统的卡片、书本式目录等检索工具外,还应充分利用计算机信息管理技术,实现资料信息检索的现代化,这包括尽可能多地收集和加工出版部门已经生成的资料全文信息库,同时对以前的资料进行适当的著录标引,以便提高资料信息检索的速度,使资料能及时提供利用.

其次,实现资料与现代档案管理系统的兼容.应以档案馆现有的档案信息管理系统和信息库为基础,科学地实现资料信息管理与档案信息管理的系统整合.通过这种整合,不仅可以充实和完善档案馆信息系统和信息库的资源,同时也在尽可能节约软硬件资源的情况下推动了资料信息的管理现代化,实现各种馆藏资源的共享,提高信息检索的查全率和速度.

当然,加强档案馆的资料建设,并不是要削弱档案的作用,而是通过加强资料工作,来弥补档案的不足与欠缺.资料作为馆藏的有机组成部分,也只是处于次要部分,只起到补充和辅助的作用,档案馆收集、保存资料的目的在于全面、准确、快捷地获取与馆藏档案相关的信息.而做好资料工作才能更充分地发挥档案的作用,更好地为社会各界提供怎么写作.