本站原创[摘 要]医院会计档案管理在医院档案管理中有着重要的地位和作用,但往往容易被忽视,存在诸多问题,这些问题有些是由管理人员造成的,有些存在于管理的各个环节之中.笔者依据多年工作经验,总结出几项改进措施.
[关 键 词]医院会计档案管理问题措施
医院会计档案管理是医院档案管理中重要的一环,这不仅表现在数量上.会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算专业材料,由于性质不同,需要分门别类进行归档.随着时间的推移,档案数量与日俱增,尤其是会计凭证,尽管保管期限只有15年,但经过医院多年的业务发展,数量也是相当可观的,常常几倍于其他种类的档案.更为重要的是,会计档案具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性,不仅能完整的呈现出医院经济活动和组织发展的情况,而且能为医院管理者提供会计预测、决策、控制的依据,具有十分重要的作用.因此,搞好医院会计档案管理对于搞好医院档案管理,促进医院各项业务的发展,具有十分重要的意义.
目前,医院会计档案的管理往往容易被忽视,存在诸多问题,成为档案管理工作中的一个薄弱环节.对于这些问题,笔者进行一下简单的剖析.
一是会计档案意识不强.很多人对会计档案重视程度不够,“重经营、轻档案”的意识还很强,认识不到会计档案工作在医院管理中的重要性和必要性.
二是会计档案的管理责任不明确.会计档案产生于会计业务工作中,财务部门的会计人员是第一责任人,但在实际工作中,会计人员对会计业务非常熟练,而对档案业务知之甚少,对会计档案管理责任也不明确.这方面突出表现在两点：1、把本该由财务部门负责的会计档案整理立卷、装订成册、编制保管清册的工作任务全都退给综合档案室；2、认为把会计档案移交综合档案室保管后万事大吉,不用再担负任何责任.
会计档案归档移交不及时.有些医院由于忽视会计档案的管理,或者任由财务部门自己保管,或者在会计年度终了后,由财务部门随时向综合档案室移交.有些医院已经实行了会计电算化,财务部门向综合档案室移交会计档案时,只移交纸质档案,而把存储会计数据的磁介质或光盘保留下来,严重破坏了医院全宗的完整性.
会计档案的鉴定销毁不规范.不少医院担心原始材料的遗失,把自成立以来的所有会计档案一直保存至今,没有及时进行鉴定销毁.有些医院即使鉴定销毁了,也经常出现不按照程序销毁,该销毁的不销毁的现象,从而影响了会计档案整体工作的质量和效果.
鉴于以上出现的这些问题,依据笔者多年的工作经验,认为可以通过以下几项措施加以改进：
增强会计档案管理意识.《会计档案管理办法》第二条规定：“国家机关、社区团体、企业、事业单位、按规定应建账的个体工商户和其他组织,应当依照本办法管理会计档案.”第四条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导,等”按照这些法律法规的规定,医院领导必须加强会计档案的管理,要把会计档案管理当作医院发展和管理的重要内容来抓,大力宣传医院会计档案管理的意义,使全院干部职工特别是财务部门的会计人员充分认识会计档案工作的重要性.
健全会计档案管理制度.医院应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规的要求,结合本单位会计档案工作的实际,逐步完善会计档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、鉴定、销毁及库房管理等各项规章制度,使会计档案工作的每个环节的运行都有章可循.
加强会计人员岗位培训.会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低.因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训中,从源头上做好会计档案的整理规范工作.在这其中最为重要的是明确责任.《会计档案管理办法》第六条规定：“各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册.”“当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；等”另外,会计档案产生于会计工作过程中,会计人员对会计档案归档的准确、完整以及档案的保管负有直接的责任.会计档案移交综合档案室保管后,直接责任也随着转移.这时的会计档案管理责任分成了两部分,综合档案室只负责会计档案安全保管,提供借阅的责任,虽然会计档案移交了综合档案室,但会计人员对会计档案内容的准确仍承担直接的责任.
依法开展会计档案鉴定销毁.《会计档案管理办法》第十条规定：“保管期满的会计档案,除本办法第十一条规定的情形外,可以按照以下程序销毁：等”因此,医院应依照《会计档案管理办法》的有关规定,遵照法定的程序定期进行会计档案的鉴定销毁工作.
总之,医院会计档案对于总结医院经济工作,指导医院经营和事业管理,查验经济财务问题,防止贪污舞弊,研究医院经济发展的方针战略都具有重要作用.会计档案管理既是会计工作中不可缺少的一部分,也是档案工作中重要的组成部分,这需要财务部门和档案部门这两个部门充分衔接好.加强医院会计档案的管理,确保会计档案的安全和完整,并加以充分利用,这样才能做好医院会计档案管理工作.