会计电算化信息系统的内部控制制度

[摘 要] 随着网络的迅猛发展与挑战,会计电算化内部控制面临着很多问题,人们对完善内部控制的认识还没有完全到位,本文分析了会计电算化信息系统内部控制的特点、内容,并提出会计电算化信息系统的内部控制制度可行性的方法和措施.

[关 键 词 ] 会计电算化 信息系统 内部控制

随着信息技术特别是以国际互联网为代表的网络技术的发展和应用,电算化会计信息系统进一步向深层次发展,这些变革无疑给企业带来了巨大的效益,但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战,因此,加强会计信息系统的内部控制,不断探索适合电算化环境的内部控制措施与方法成了当前企业要解决的首要问题.

一、 会计电算化对内部控制的影响

1.内控重点发生了变化

在电算化系统下,由于会计信息的核算及处理的主题发生了变化,控制的重点也发生了变化.控制重点原来是不同的责任人分别将会计资料记录在凭证账簿上以备查验,是以对人的控制为主.在实现电算化后,会计数据一般都集中由计算机数据处理部门进行处理,而财务部门人员往往只负责原始数据的收集、审核和编码,并对计算机输出的各种会计报表进行分析.这样,内部控制的重点就由对人的控制为主转变为对人、机控制为主.

2.内控实现方式发生了变化

手工会计系统的内部控制以人工控制实现.电算化内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点,同时,会计工作的分工、岗位职责、权限的变化,使传统职权分割的控制作用近于消失,信息载体的改变及其共享程度的提高,又使内部控制得到了改变.

3.内控环境发生了改变

会计电算化的应用,使会计核算的环境发生了很大的变化,会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成,转变为由财务、会计专业人员和计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家组成.

二、 会计电算化系统内部控制制度的内容

会计电算化系统内部控制制度的内容,从电算化会计系统的建立和运行过程来看,可分为一般控制和应用控制.

1.会计电算化信息系统的一般控制

一般控制是指任何会计电算化信息系统普遍使用的、为系统的安全可靠而对系统构成要素及环境实施的控制.可具体划分为:

(1)系统开发、维护控制 .计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算等工作.

(2)组织与管理控制.组织与管理是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制.

(3)系统操作、系统软件及数据和程序的控制.①系统操作控制.每个在岗的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业,不得超越权限接触系统.②系统软件控制.系统软件控制是指为保证系统软件正常运行而预先在系统软件内部设计各种处理故障、纠正错误、保证系统安全的控制.

⑷系统安全控制.系统安全性指标包括数据加密、访问控制、身份识别、不可否认和完整性等.针对这些方面,可采用一些安全技术,如数据加密技术、访问控制技术、认证技术等.

2.会计电算化信息系统的应用控制

应用控制是对电算化系统中具体的数据处理活动所进行的控制.可划分为输入控制、计算机处理与数据文件控制和输出控制.

(1)数据输入控制 .操作人员必须根据审核无误的原始凭证或手工记账凭证进行数据输入,数据输入的依据在一个会计年度内一般不得变更,数据输入一般应采用二次重复输入法进行,数据输入后生成的记账凭证的格式内容,应符合法律法规的要求,计算机生成的记账凭证必须经审核后才能登记机内账薄,审核确认后的机内记账凭证不能再进行机内直接修改.

(2)计算机处理与数据文件控制.常用的控制措施包括:登账条件检验、防错纠错控制,重复或出错的控制措施、修改权限与修改痕迹控制等.

(3)数据输出控制.为保证合法、正确地输出各种会计信息而进行的控制.这种控制直接影响到会计信息的使用.对于输出的纸介质的会计资料应由专人进行核对,检查其完整性、正确性、检查打印的账簿和报表页号是否连续,有无缺漏或重叠现象.

三、 会计电算化信息系统的内部控制制度可行性的方法和措施

1.加强程序操作控制

制定上机守则与操作规程的办法,主要包括:(1)无关人员不能随便上机操作,(2)各种录入的数据均需经过严格的审批并具有完整、真实的原始凭证,(3)数据录入员对输入数据有疑问,应及时核对,不能擅自修改,(4)机房工作人员不能擅自向任何人提供任何资料和数据,(5)发生输入内容有误的,需按系统提供的功能加以改正.(6)开机后,操作人员不能擅自离开工作现杨,(7)要做好日备份数据,同时还要有周备份、月备份.

2.加强人员岗位控制

设立电算主管、操作人员、审核人员、出纳人员、档案人员.在功能权限设置上负责审核人员,不赋予制证权限,不兼任出纳工作,对业务的真实性、合法性以及完整性负责.制证人员赋予审核权限,出纳人员不赋予除固定资产管理之外的其他工作,电算主管和系统管理员负责日常监督、系统安全运行、数据安全以及协调各工作人员关系等.

3.加强系统安全与网络安全的控制

加强系统安全控制主要从防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源、减少因外界因素导致计算机故障等方面入手.主要控制措施包括:(1)订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑,(2)设置操作权限限制,(3)操作人员身份的控制,(4)数据存储和处理相隔离,(5)机房的工作环境保护.

四、 结束语

随着电子技术和网络技术的飞速发展,电算化会计的普及程度也越来越高,单位对由计算机产生的各种数据、报表等会计信息的依赖越来越大,这些会计信息的产生只有在严格的控制下,才能保证其可靠性和准确性.同时也只有在严格的控制下,才能预防和减少计算机犯罪的可能性.因此,加强会计电算化内部控制不容忽视,要不断地深入,促使电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整改善,真正做到保证会计数据的可靠性和真实性,提高企业的效益.