管理沟通

摘 要：组织管理职能的实现离不开沟通,本文通过阐述沟通的重要性及其影响因素,提出促进有效管理沟通的建议.

关 键 词 ：管理沟通 组织

一、管理沟通及其的重要性

沟通是通过表达自己思想以获得对方反馈的信息交流过程.沟通包括信息源、听众、沟通目标、信息、环境、媒介、反馈这七项要素.沟通具有控制功能、激励功能、情绪表达功能和信息功能.管理沟通是有目的的伴随着组织资源的流动和分配的沟通过程.一般而言,管理者是组织沟通的连接体因而对其在管理沟通方面有较高的要求.就沟通的七项要素而言,在发出信息者目的不明、表达模糊、选择失误、形式不当和信息接收者过度加工、知觉偏差、心理障碍、思想差异的情况下容易导致沟通障碍.

亨利·明茨伯格将经理们的工作分为10种角色.这10种角色分为3类,即人际关系方面的角色,信息传递方面的角色和决策方面的角色.这三种角色都是通过沟通得以实现的.彼得·F·德鲁克也指出,管理包括在组织内部和外部进行信息联系,管理者共同的管理职责包括加强组织内的信息沟通和联系.

企业的管理者实际上70%的时间都用在沟通上.开会、谈话、做报告是最常见的沟通形式,撰写报告实际上是一种书面的沟通方式,各种拜访、约见也都是沟通的表现形式.但是,工作中70%的问题是由沟通障碍引起的. 比如常见的效率低下,实际上常常是有了问题、出了事情后,大家没有进行及时的沟通或不懂得如何去沟通而造成的.另外,企业里面执行能力差、领导力不高的问题,归根结底,都与沟通能力的欠缺有关.

二、管理沟通的影响因素

影响管理沟通的因素主要有三个,分别是组织结构、组织文化和组织环境.

组织结构是组织的全体成员为实现组织目标,在管理工作中进行分工协作,在职务范围、责任、权利方面所形成的结构体系.从管理学的角度来看,组织结构的设置主要是为了保证有效的通信和协调.日本管理学家在实践中证实：信息每经过一个层次,其失真率约为10%一15%；上级向他的直接下属所传递的信息平均只有20%一25%被正确理解,而下属向他的直接上级所反映的信息被正确理解的则不超过10%.可见,组织结构越复杂,层级越多,给管理沟通造成的障碍越大.

组织文化是指在组织中形成的一种人们共同拥有的价值观念、信仰和行为准则.组织文化是一个组织在长期的发展中所取得的物质的、精神的全部成就,包括组织的物质文化、制序文化和精神文化.组织的精神文化直接决定着员工的行为特征、沟通方式、沟通风格,而组织的物质文化则决定着组织的沟通技术状况、沟通媒介和沟通渠道.文化的影响是潜移默化的,随着全球化的发展,跨国企业的组织文化背景下的管理沟通更让人关注.

组织环境是指所有潜在影响组织运行和组织绩效的因素或力量.组织内部环境是指管理的具体工作环境.影响管理活动的组织内部环境包括：物理环境、心理环境、文化环境等.组织外部环境是指组织所处的社会环境,特定外部环境因素主要是针对企业组织而言的,包括的因素有：供应商、顾客、竞争者、政府和社会团体等.组织环境具有客观性、系统性、动态性.具体的表现为沟通信任、沟通情感、沟通合作.

三、促进管理沟通的建议

1.减少组织层级,设立专门的沟通管理部门

组织管理沟通障碍的主要来源是信息不对称和地位差别.繁多的层级导致信息获得的不对称,地位的差别导致管理者与普通员工之间出现不可逾越的鸿沟.管理层必须明确沟通的重要性,设立专门的管理沟通部门,健全沟通渠道,加快信息公开及信息再企业内部的流通,有助于管理者掌握更全面的信息,在决策之间进行全面科学分析和判断,进而做出科学的决策,另外信息沟通有助于员工了解管理者所做出的决策,并尽心落实决策,促进企业发展.

2.构建尊重沟通、和谐的管理文化

人与人的沟通需要建立在尊重的基础上.尊重意味着可以提出与对方不同的见解,懂得积极聆听,尊重他人意见,并能领会谈话者真实意思.对于管理者来说,要注重理解员工的情感需求,能作出合乎人情的反应,进行有效的情感交流.明确角色与换位思考,针对不同沟通对象的特点采用不同沟通方法和使用不同的语言,选择适当的沟通气氛和时机,注意恰当地使用非言语沟通、注意保持理性.

强大的文化凝聚力有助于促进有效沟通,完善相应的沟通制度有利于组织的发展.在跨文化组织的管理沟通中要克服文化偏见,借鉴双方文化中的沟通方式和技巧,建设融合各方文化优点的企业文化,使不同的文化和谐相处.

3.有效利用环境因素,促进企业人际交往

在外部环境中,与价值链企业沟通要遵循双赢原则,与顾客沟通要注重创造与满足,与股东沟通原则为收益期待,与社区沟通原则为道德,与媒体沟通原则为尊重.其中,内部环境的心理环境可以理解为员工心理契约,包括员工与组织的和员工与员工之间的心理契约.这种心理契约的达成,除了正式沟通渠道外,还可以用非正式交通的渠道,主要是情感沟通.情感沟通能够加深沟通双方之间的信任度,表现情感尊重,有利于消除冲突,构建良好的人际关系.员工工作满意度提高,也有利于促进工作的开展.

四、结语

组织的日常工作离不开管理沟通,除了具备必要的人际沟通技巧外,对影响管理沟通的主要三个因素也不容忽视.管理沟通的有效与否,直接影响到组织的生存发展,组织必须加以重视.