本站原创摘 要 ：验资证明业务作为银行重要的中间业务之一,对银行的收入、信用等有着较大的联系,因此,保证该业务高效有序开展是银行的重要工作之一.本文是在某合作银行对验资证明业务管理专项审计报告的基础上,系统分析了在审计中发现的主要问题,并在此基础上结合相关的法律法规和银行内部管理办法以及以往自身的经验,提出了看法和建议.
关 键 词 ：验资证明 内部审计 规范管理
2010年下半年,为规范验资证明(注册验资、增资验资)业务管理,浙江某合作银行对该行的验资证明业务进行了专项审计,内审部门根据各支行提供的各项档案材料结合综合业务系统、OCR影像系统进行了审计,对审计出的问题进行了汇总和处理.本文结合该次审计的相关内容,对审计出现的问题进行了系统分析和论述,并结合相关法律法规以及相关的工作经验,提出了解决这些问题的看法和建议.
一、验资证明业务管理的现状
通过对银行验资证明业务的专项审计,可以看出银行在验资证明业务管理上确实做出了艰苦的努力.业务经办人员能够认真学习验资证明业务的相关制度和业务知识,对该项业务的有效运行做出了努力.管理层对该项业务所涉及的各个方面进行了系统的设计和运行,落实专人负责业务操作与管理,执行账户管理、验印系统管理等相关制度,做好验资证明业务操作、管理和资料的归档工作,确保了验资证明业务的正常开展.
在审计中还发现,内部控制在验资证明业务中发挥了十分重要的作用,内部控制能够贯穿验资证明业务决策、执行的全过程,业务流程能形成相互制约、相互监督的完整体系.
但是,受外部环境和工作人员自身能力的限制,验资证明业务没有达到完美的地步,仍然出现了较多的问题,例如在业务操作上存在不规范的行为、在验证业务档案资料完整性上存在着一些问题等.
二、银行验资证明业务存在的主要问题
1.认识不足,控制意识薄弱
在验资证明业务时,在验资账户使用方面存在操作不规范现象主要表现在：根据相关规定,银行在验资证明业务时,企业使用汇票、本票出资的,汇票、本票不得背书转让,“持票人向银行提示付款签章”处的签章应为开立验资户时约定的预留印鉴.复印一份开立验资户时签订的“银行结算账户管理协议书”作汇票、本票的附件一并交事后监督中心.但是审计中发现,有的本票上‘持票人提示付款签章’处未加盖预留印鉴（为持票人签名）；未将“银行结算账户管理协议书”作为会计凭证附件进行管理；在身份核查方面存在：经办人员在对出资人、写作技巧人公民身份的核查上不够重视,银行对受理的验资证明业务,有存在未按照相关的规定和程序对出资人和写作技巧人公民身份信息进行核查.
2.验资证明基本内容审核流于形式
支行内勤主管和行长为验资证明的有权签字人、盖章人,负责审核验资证明业务的合规性,证明内容的真实性,准确性,严谨性,完整性.支行管理层对业务层递交的验资证明,未能严格审查银行询证函要素,对银行询证函上的截止日期、公司名称、法定代表或委托写作技巧人签名等要素均未填写或未按要求填写.而根据相关办法和政策的要求,内勤主管应根据客户递交的业务申请书、存款凭证和银行询证函,审核后在申请书上签署意见,填写完整的银行询证函及验资人提交的验资证明文件、验资资金入账凭证等验资资料一并报上级审查.询证函要素的不完整会对银行后续工作的顺利实施带来风险,有可能会影响银行声誉.
3.风险意识不强,档案资料不完整
根据相关银行的资信证明管理办法,企业验资获核准登记后,应留存营业执照和开户许可证正本复印件各一份,并与原验资资料一起专夹保管,但是,在审计中发现有些支行未留存任何公司的开户许可证复印件等相关资料.银行在受理验资证明业务时,需要开立验资账户,会计主管应留存授权委托书、开户申请书、预留印鉴原件等相关资料,而实际执行中,开立验资账户资料留存资料未齐全.
4.其他方面存在的问题
除了上述问题以外,在审计过程中还发现了以下几方面的问题.一是支行在验资证明业务时,存在不认真审核验资资金来源的现象,没有及时发现客户在资金方面的违规问题,增加了银行面临的信贷风险和法律风险.二是,相关人员在验资证明业务时,均未按规定要求客户填写存款资信证明申请书.三是,在完验资证明业务后,在对客户预留印鉴处理方面存在问题,验印系统管理员未对验资账户预留印鉴建立印模,未满足相关规定的要求.
三、改善银行验资证明业务管理的有关建议
审计中发现的银行在开展验资证明业务中出现的问题,在多数银行中都有较明显的痕迹,可以说,这些问题是银行在开展该项业务过程中较为普遍的问题.同时,这些问题的存在会对银行和客户双方带来不同的影响,对客户来说,银行规章制度在实际操作中也存在漏洞,会对银行信誉产生影响；对银行来讲,容易使银行受到客户的牵连,面临各方面的风险.因此,银行应该认真解决这些问题,规范验资证明业务的相关操作,提升银行的信用水平和社会形象.
1.规范业务操作,强化队伍建设
规范的业务操作是使银行各项工作得以健康安全运行的有效保证,尤其是银行开展的会对本身带来风险的中间业务,更要强化规范性意识.在开展验资证明业务时,银行应从上到下,从管理层到业务层都应该认真学习《商业银行中间业务管理暂行规定》、《人民币银行结算账户管理办法》以及本行自身制定的一些管理办法等制度措施,要更深层次的理解这些制度方法的内容和内涵,从主观上规范自身的行为,为该项业务的真正有效开展奠定思想基础.
规范业务操作还需要银行在队伍建设上作出努力,提高员工的综合素质.首先,强化领导的责任意识,加大对该项业务的监督检查力度,努力将风险束缚在可控制的范围内,该项业务的直接责任主管,还要增强风险意识,对该项业务可能出现的风险进行事前的控制.其次,要努力提高员工的业务素质,定期或不定期的开展业务培训,增加员工的专业知识储备和实际经验的积累.第三,强化员工责任意识,提高员工的职业道德素质,从而从总体上提高整个队伍的综合素质,为该业务的顺利开展打造坚强的队伍.
2.增强风险防范意识,完善相关资料
银行不仅有内部风险,还有与控制目标相关的各类外部风险.银行开展验资证明业务除了增加自身收入的目的以外,还需要满足客户对该项业务的相关要求,因此,银行在开展该项业务时应认真审查其验资资金来源是否符合要求,严禁贷款给验资人验资,在合法合规的前提下,尽最大的努力满足客户对该项业务的要求.按照相关规定向客户索取相关资料,按照要求对这些资料进行整理归档,以留备用.
根据上述部分中银行在该项业务时出现的验资资金来源及案资料不健全的问题,银行及相关责任人应及时吸取教训,对信贷资金直接或间接用于验资的资金应及时进行收回,并将注册验资开立的账户进行销户处理.其次严格按制度规定留存验资证明档案资料,对客户提供的材料不齐全或不符合要求的,银行应要求其及时补充或更换,确保相关资料的真实完整.
3.完善流程设计,强化监管
无论是验资证明业务操作不规范,还是其他与银行各项规定不相符的现象,从总体上来说,还是在监管上存在着问题,因此,要从根本上解决这些问题,除了要对症下药,从规范上和业务操作上采取措施以外,还需要在流程的设计上和监管上采取措施.
审计发现存在的问题,银行内部各业务部门进行分析,对于发现的内部控制缺陷,及.时加以改进,运用信息技术,对经办人员验资证明业务操作上容易忽视的验印环节,会计系统控制实行自动控制,采取有效的监控措施.
在流程设计上,要在原来的操作流程的基础上,除了在初始环节上强化业务培训,增强员工的业务能力以外,还应在复核环节加大检查的力度,为该项业务增加一层安全防护网.
在监管上,狠抓落实整改,各支行根据内审部下达的审计整改通知,对照存在的问题召开会议,全面掌握资信证明业务,规范员工日常业务操作,防范操作风险和法律风险.加强银行对验资证明业务的管理,比如凭证空白处必须加盖“此栏空自”章；银行询证函中的“款项用途”栏目必需填写,应严格按照申请人的进账单、交款单用途栏所标字样进行描述；受托人业务要有授权委托书、委托人和受托人签章及复印件等.同时要加强内部控制,积极完善风险提示、信息沟通、违规纠错、科技导入和绩效考核机制,充分发挥内部审计的监督检查功能,保证银行验资证明业务的顺利开展.
四、结语
银行开展的验资证明业务,面临着操作风险和法律风险等风险,本文只是对操作层面上的一些问题进行了比较系统的分析,其他层面上的问题,还需要银行进行比较全面内部审计,通过内部的监督检查寻找出自身所存在的问题,从而能够对症下药,从根本上解决银行在验资证明业务管理中所面临的困难和问题.