医院会计档案管理现状

摘 要 ：会计档案是财务管理工作的重要组成部分,文章论述分析了医院会计档案管理现状,从六方面提出了管理对策.

关 键 词 ：医院　会计档案　现状　管理对策

中图分类号：F235　文献标识码：A

文章编号：1004-4914(2010)11-176-02

医院会计档案是指在财务管理、会计核算活动中形成的各种文件和专业材料,是全面记录经济业务活动和资金运动的重要资料,是检查遵守财经制度和纪律的重要凭据.会计档案是专业档案的一种,它是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映.也是开展财务活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料.规范、完整的会计档案,不但可以帮助财务人员核查历史,为工作提供理论依据,还可以使业务人员从中学到相关的业务知识.借鏊到先进的管理方法,对财务工作起到推动作用.正因为如此,它是财务管理工作的重要组成部分,也是评价财务管理水平的内容之一.无论是医院上等达标,还是国内外医疗行业各类质量认证标准的推行；不管是医院改制,还是建立现代医院制度,进行医院资本经营；无不以系统完整的会计档案资料为凭证和依据.缺少了档案这一栽体,医院的经营活动就不可能得到完整、真实的反映,就会影响到医院的管理和发展,甚至会造成许多无法弥补的损失.医院会计档案是维护医院、患者经济利益、合法权益和历史真实面貌的凭证和依据,加强对医院会计档案的管理是十分重要的.

一、医院会计档案内容及管理现状

会计档案的内客因单位具体情况而有所不同,医院会计档案基本由财套类、基建类、工会类组成.归档范围主要为综合管理、会计凭证、会计账簿、会计报表(预、决算表、工资表)、查账报告、验资报告、财务会计制度、单位、个人权益有关的其它重要文件.如合同、章程等各种会计专业资料以度会计档案移交清册,会计档案保管清册和销毁清册,还包括会计电算化后形成的电子财务档案.不同类型的会计档案规定有不同的保管年限.由于会计档案具备专业性强、信息量大、查阅频繁的特点,故医院普遍采用的是财务部门自责档案立卷整理和保管,综合档案室统一指导、监督和检查的管理办法.由于客观及主观条件的制约,从而影响档隶保管质量,给财务管理工作造成障碍.

1.重视程度不够,缺乏有效管理机制.酋先,医院上级主管部门和会计主管部门在工作中只注意会计报告的报送质量,来把会计档案建设纳入业务评比范围；其次.各级档案管理部门认为会计档案建设是业务部门的事情,未把会计档案纳入管理视野：第三,医院领导重视不够,总认为会计资料的收集整理与保管是会计人员的事,很少过问.

2.制度不健全,缺乏制约协调机制,导致会计档案管理责任不清.医院的会计资料,一般是谁自责哪项工作,所取得的会计档案资料就由谁装订成册,并由其保管.如果出差、调走或转业,资料的使用就会受到限制,离开岗位的人员对会计资料不说明、不移交,一走了之；接任的会计人员,不过问也不保管前任会计资料,容易出现说不清、道不明的混乱现象.

3.医院会计档案管理人员缺乏会计档案管理知识.按熙《档案法》和《会计档案管理暂行规定》的有关规定,会计工作有关资料必须收集归档.目前,医院会计档案管理人员大都是,缺乏会计档案管理知识,档案资料的收集、整理、保管工作不规范.如有的档案超过保管期限,却没有度时清理登记,所有会计档案全部堆放在库房.对于尚未了结的债权债务的原始凭证未在立卷备注中标明,也未单独抽出另行立卷,许多医院觉得会计资料责任重大,如果有什么重大事情,销毁后便无从查起.故而很多单位宁肯让陈年旧账堆积在库房中,也不愿主动销毁.

4.电子财务档案未纳入医院档案管理范围,档案管理内容不完整.目前医院以软盘、光盘等介质存储的电子财务数据,包括会计凭证、账簿厦程式和会计数据库等,没有相关制度指导归档；同时.会计电算化软件系统名称、版本号,与之配套的安装光盘、磁盘、用户怎么写作卡及手册等全套资料也散落在各管理人员手中.

5.档案使用对象众多,不利于管理.由于内外部人员借阅次数频繁、量大,根本不可能全部由档案员代劳.由于档案接触者多为医院财务人员,会计档案库房钥匙无专人管理,会计人员出入库房自由.查借阅资料不进行登记,导致档案丢失损坏责任无法追究.其次,其他财务人员意识淡薄.借阀后归还很不及时,致使档案散落在各经手人手中；更有甚者颠倒次序号随意摆放,或卷盒里外不一致胡乱塞回了事,导致后续者查阅困难.

6.医院档案存放环境和设备简陋,不利于会计档案的安全存放.档案库房不符合规定,普遍没有通风、遮阳、温湿度控制设备,没有正式的会计档案桓,也没有专门的存放器具,导致霉变等速度加快,不利于档案安全存放.管理工作偏重于归档入库上,疏于日常库房及案卷维护和保养.

7.会计档案整理不规范,对会计档案资料的生成、整理、立卷、装订、入库等各环节都不规范,立卷厚薄没有标准,封皮上项目填写不奎,页码未编.对于未了债权债务和重大事项未在备注中标明,各类资料没有归类入盒,没填档案类目号、卷数.

8.会计档案只有利用,没有利用效果分析.

二、医院会计档案管理对策探讨

鉴于医院会计档案管理中存在的问题,为了顺应医院发展的需要.医院会计档案管理工作应从以下几方面入手.

(一)转变观念,增强档案意识,推动会计档案工作全面开展

一是三管部门(医院主管部门――卫生局、会计主管部门――财政局、档案主管部门――档案局)都将会计档案纳入业务评比和管理范围；二是医院领导应将会计档案纳入医院考核范围,并把其作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展：双管齐下,强化领导和职工的档案意识,充分认识到档案的重要性.

(二)建立严格的会计档案管理制度

医院会计档案的形成是由医院财务部门完成的,档案部门要督促财务部门认真贯彻执行会计档案管理制度(收集制度、立卷制度、归档制度、保管制度、利用制度、销毁制度),严格按照档案管理工作程序和规范要求工作,明确会计档案管理责任,抓好会计档案管理的各环节,确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密.

(三)规范医院会计档案管理流程

要保证和提高案卷质量,须规范档棠生成、装订、整理、入库等环节,分别从出纳、会计、稽核、档案管理员一系列岗位加以监督,从源头上严把质量关.

1.在会计档案收集过程中,要根据会计档隶归档范围进行收集,将业务流程的每一个环节纳入收集范围,特别是电子财务档隶.大部分医院仍以纸质档案为主,电子档案为辅,在医院信息化的进程中,大大影响了医院的发展.

2.在立卷整理过程中,根据医院立卷归档制度和会计档案管理办法进行整理、组卷、编号、填写封皮,特别要注意保管期限、备考表的填写,保管期限按档案法规定填写,以便日后销毁为证.案卷盒中备考表是记栽盒中文件数量及变动情况,如有修改、补充、移出、销毁等情况,应在备考表中加以说明.

3.在归档中,医院会计部门要与档案部门做好移交手续,医院会计部门列出归档材料目录清单.档案管理部门在接收会计档案时,根据目录清单一一清点核对,对各移交的会计材料不齐全或不合规定的资料一概不予接收,清点完之后.交接人与接收人签字确认,明确责任.

4.在利用中,档案部门要建立查借阅登记簿,严格按照会计法的有关规定进行查借.需审批手续的目前多数医院原则上采用手工登记档案日常借阅情况,针对年档案库存量极大、查阅频繁的医疗单位,笔者认为有条件可单独建立档案管理系统进行监督和控制.档案管理系统对借出档案应定期汇总信息.已归还、未归还以及借出在外时间均有详尽记栽,以便核查、追究责任人,严格防范档案资料丢失.

(四)加强会计档案管理人员的培训和学习

医院会计档案管理人员要加强学习,提高素质.医院要对财务科档案员进行档隶管理相关知识培训.提高其档案管理水平.财务科档案员要把做好会计档案管理作为自己的工作职责和任务,树立责任意识.增强做好这项工作的使命感和责任感,积极主动地做好医院会计档案管理工作.

(五)加快会计电子档案管理立法规定

随着社会科技的进步,使用磁性介质保存会计信息的现象将会越来越多,因此应尽快立法规范会计电子档案的管理,以达到法律的超前性.

(六)加强会计档案的开发利用

档案管理的最终日的是为社会各方面提供必要的怎么写作,会计档案亦然.如何搞好医院会计档案的提供利用,应做好以下几点：(1)建立健全会计档案查阅制度,并严格执行.(2)进行严格登记,建立查阅登记薄,无论是院内院外的人员查阅利用,都要认真进行登记.做到一卷不漏.(3)加强监督管理.凡查阅利用后,档案人员对所提供的案卷要进行认真检查,以防阔档人员在上面乱涂乱画、抽取、撕页,确保档案的完整与安全.(4)严格履行查阅手续.外部人员查阅本院会计档案时,应持合法手续,经本院财务部门女责人、院领导批准,方可提供利用.本院职工因工作需要查阅会计档案时,须经相关部门负责人批准并相关手续,方可提供查阅.会计档案向外单位提供利用时,档案原件不得借出,如有特殊需要,须报经上级主管部门批准,但不得拆散原卷册.并限期归还.(5)利用反馈信息,做好利用效果分析.为医院进行科学的预测分析和决策分析,提供有价值的会计信息.