本站原创在我国各行各业迅速发展的同时,其相关部门的管理能力也在不断地提高,特别是随着基建行业的发展,基建档案的收集与管理工作也在不断的提高自身需求,加强自身管理水平.基建档案是对基础建设在形成过程中的一种记录,是对建设事物的真实反映,其在工程的建设和发展的过程中起着重要的作用,但就目前而言,基建档案的收集与管理工作仍然存在着不足之处.本文就将针对基建档案收集与管理的现状进行分析,并就如何提高基建档案收集与管理水平提出相关的解决对策.
前言
它不仅记载了工程在不同时期的建设活动,具有一定的保存价值,同时也是基建项目管理过程中不可或缺的重要参考材料.基建档案包括建设投资计划、项目资金、项目设计以及施工材料管理与维修等内容的记载,是一项复杂而繁多的重要工作.由于基建档案收集与管理工作涉及范围广,档案的内容收集较为繁多,在材料的收集过程中需要花费大量的人力来进行.同时,基建档案的管理工作也关系到材料收集的力度和工程建设的好坏,基于此,各基建单位的领导部门更应该重视基建档案的收集与管理工作,努力提高基建档案的收集与管理水平,严格制定基建档案的收集与管理制度,对档案收集工作进行监督与审查,以此促进基建档案的收集与管理工作,提高基建档案的收集与管理能力.
基建档案收集与管理的现状
我国工程建设规模的扩大使基本建设进入了高速发展时期,而在施工过程中,基建档案的收集与管理工作又是必不可少的一环.但由于施工单位对于基建档案收集与管理的重视程度并不相同,一些基建单位在档案的收集方面经常敷衍了事,很少进行严格的审查,导致后期工作难以进行.基建档案管理在各单位的基建工作众人仍然是一个亟待解决的重要问题.管理人员执行力度的轻重直接关系到基建档案的管理工作,加之现如今的基建档案管理制度尚未得到全面的落实和完善,工作人员对档案的管理没有一个明确的认识,在收集和管理过程中往往会造成遗漏,导致基建档案收集与管理工作存在各类问题.
提高基建档案收集管理水平的有力措施
基建档案在收集与管理的过程中难免会遇到问题,而为了更好的对基建档案进行收集与管理,就需要相关的工作人员在实际操作的过程中寻找多方面的突破口,找到解决办法,从根源上解决基建档案的管理现状.
1.加强资料收集整理工作
学校在建设过程中所划分的各类基建项目应保留相关的施工资料,相关工作负责人员应对所上交的基建项目资料进行分类整理.学校工程项目建设的前期阶段资料主要有项目设计方案、物品采购单、项目报告书等,这些资料都需要档案整理人员进行收集并整理,而在收集资料的过程中,项目的改动、图纸的增减或数据的变更都应该纳入收集工作中,做到及时记录,并加入相关检验资料和证明.在基建项目的后期工作中,需要各基建单位出具基建证明、项目检测报告以及基建材料统计等,这些资料是基建档案中最为重要的部分,档案整理人员一定要做好相关的整理工作.
2.加强文字材料的收集工作
基建工程项目的每个阶段都需要项目设计方案的指导,其中文字和图表的资料显得尤为重要,图表能够给项目带去一个良好的施工布局,而文字资料则是对图表中的设计方案进行详细的解说,同时文字资料也能够记录下工程项目的进展情况,在工程结束后,文字材料能够在项目交接手续、应对审查、处理纠纷等事件中发挥重要作用,只有基建项目资料管理的工作人员切实做到了对文字资料的保管和整理,按照项目的进度时间表分类整理项目材料,才能在日后起到便于查阅的作用.
3.提高档案内容的完整性
基建项目的完工时间以项目的进度为主要依据,一个项目中的所有内容都是不可重复的,其档案内所表选出的整体性也独一无二,只有做好基建期间所有资料的完整收集,才能够为项目后期的管理工作带去便利,减少可能出现的问题.对于基建项目档案的整理,除了要将项目资料收集完整再进行分类整理外,还要注意一些与项目有关的附属文件的整理,这些文件大多是对基建项目资料的补充和说明,也是档案中不可或缺的部分,因此,档案管理人员应该格外注意档案内容的完整性,保证基建项目各阶段的施工内容能够找到相应资料进行审查,以便于完工后对项目档案进行翻阅和回顾.
4.有关领导应提高对档案管理的重视
基建档案往往内容繁多,结构复杂,需要专业人员与档案管理各部门共同协调进行管理才能完成.因此,基建工程项目的有关领导应该首先重视起项目档案的管理,建立完善的档案管理制度,设计专门管理机构对基建档案进行管理,对于基建档案管理的人员要选用专业人才,使其能够真正发挥管理作用,对基建档案进行科学合理的收集与整理,只有这样才能实现基建档案管理的整体水平.
5.提高档案管理人员的工作能力
在建立和完善基建档案管理制度后,就要将基建档案的管理工作落实到各部门相关人员之中,努力提高档案管理人员的工作能力和工作态度,让其明确自身职责,加强工作积极性和能动性,真正做到有效管理.此外,基建档案管理部门内部也要定期让管理人员参加业务培训并对其进行考核,在档案整理后期,有关部门的领导应对其内部管理工作进行考察,肯定和表扬优秀的工作人员,同时也要指出不足,让其及时改正,加强档案人员管理水平,提高管理素质.
结论
基建档案的收集与管理工作任务艰巨,责任重大,涉及到各方面的人员和事件,在收集材料的过程中必然会遭到困难和阻碍,因此,基建档案的管理人员一定要具备良好的心理素质,认真负责的做好每一项档案的收集工作,并及时将档案材料进行分类整理.只有这样,基建档案的收集与管理工作才能得到有效提高,才能确保基建档案内容的完整性,为基建工程的相关工作带去便利.
（作者单位：保定电力职业技术学院）