医院重点工程建设项目档案管理

摘 要 ：作为北京市重点工程建设项目的建设单位,在单位的主管部门内建立档案资料管理室,从文件材料的收集整理到立卷归档以及库房保管,实行全程管控,即形成文档一体化全程管理.

关 键 词 ：项目档案档案管理文档一体化

《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》从2003年4月实施到现在已经有十年的时间,重大建设项目档案工作从无到有,正逐步走向成熟和规范.但是由于各行各业的建设项目不同,尤其是建设单位的规模、体制等诸多条件不一样,所以在具体操作起来还是会遇到很多困难.本院作为北京市重点工程建设项目的建设单位,在建设项目前期,根据本院的具体情况在主管部门即医院规划建设办公室内建立了档案资料管理室,制定了切实可行的档案工作管理体系和工作流程,做到了文件积累、保管、归档与建设项目同步进行,并在各项检查和多次重点工程建设项目稽查中得到了领导的肯定.下面以本院为例,刍议在重点工程建设项目中建设单位在主管部门内建立档案资料管理室必要性的一点看法.

一、项目建设背景及现状

本院创建于1958年,是一所以神经病学、老年医学临床与研究为特色,担任着医疗、教学、科研、预防、保健和康复任务的市属大型甲等综合医院,是新中国神经病学的初创基地之一.当时占地3.6公顷,设计的开放病床是500张,日门诊量是700人次.经过五十多年的发展,在原有的占地面积条件下,建筑面积达到8万平方米,开放床位1000余张,平均日门诊量近万人.尤其是近些年,医院人满为患,就诊环境恶劣,院内外拥挤不堪,交通堵塞等问题日显突出并已发展到极限.

2004年医院经过反复论证向上级部门提出进行医院改扩建工程.2005年医院改扩建一期工程取得立项批准并确定为北京市重点工程建设项目,同年12月医院成立“医院规划建设办公室”,主要负责医院规划的编制、医院改扩建工程的分期实施和全面完成.按照院内档案管理规定职能部门设置档案员一名,在本职工作之外管理文件资料并定期向院综合档案室移交档案.

2011年底改扩建一期工程正式开工.医院从提出改扩建工程到一期工程项目正式开工,前期经过7年时间的运作.在医院规划建设办公室,不同载体、不同种类的文件资料很多,各种文件的利用也很频繁,各种批文虽然在程序上完毕,但文文相接、环环相扣,根本无法按年度立卷,而且使用频繁,立卷归档到院档案室,利用起来也非常不方便.这么大量的文件频繁利用,对档案员来说也难于管好.档案员顾名思义就是兼管,兼管就是在把主管工作干好的前提下兼顾管理一下,这种管理方式我们认为存在很大的不确定性,不能保证文件资料的有效管理,文件资料不齐全的情况难于避免甚至无法挽回,所以,传统的方式不能适应重点建设工程的工作需要.

二、在主管部门内建立档案资料管理室的必要性

医院以做实现在、着眼未来的科学管理理念,按照统一领导,统一管理,确保档案资料完整、准确、安全和有效利用为宗旨,于2011年8月在医院用房相当紧张的情况下,在医院规划建设办公室设立了规范的档案室,建立了档案分库,配备专职档案员一名.在管理体制上由一名副院长负责、办公室主任主管.专职档案员具体负责所有与本院改扩建工程相关的文件资料,从文件资料的收集整理到立卷归档以及库房保管,实行全过程管控.在档案管理专业技术上由院综合档案室档案员按照院综合档案室管理规范具体指导.

经过两年的实践,我们认为在重点工程建设项目中建设单位档案管理责任日益增强.在主管部门内建立档案资料管理室,我们体会有以下益处：

（一）有利于重点工程建设项目基建文件和资料的集中统一管理.由于在重点工程建设项目的主管部门内设立了档案资料管理室并由档案专业人员对基建文件和资料及时收集、整理、编目,能切实做到集中统一管理,确保文件资料齐全完整.

（二）有利于系统地管理文件资料,做到全程管控.档案资料管理室,从文件管理抓起,按照文件资料的管理规范结合本单位的实际情况制定切实可行的操作规程,从收集、整理、利用等各环节系统管理,做到不毁、不丢、不错、不漏、不乱.为文件资料的积累、利用以及日后立卷归档打下良好的基础.

（三）有利于项目文件和资料收集、整理、编目与工程项目建设同步进行.专职档案员身处工程项目管理一线,定时到施工现场拍照留取影像资料、参加监理会议等,对工程进度比较了解.当某项工作完毕后可以根据实际情况马上立卷归档.

（四）有利于项目档案文件资料的高效利用.档案文件资料借用都在本部门进行,在日常工作中可以随借随用随还,方便查考和利用,提高了档案文件资料的利用价值.

（五）有利于项目文件资料和档案的实体安全和信息安全.在部门内设立了档案资料管理室和档案专职人员,在管理上按照医院综合档案室的管理模式严格管理,档案库房安置了防盗系统和红外线监控及突发事件紧急报警器,避免人为因素和自然因素对基建档案及文件资料的损坏.

（六）有利于合理配备人力资源和人员培养.北京市重点工程建设项目是造福人民的利民工程,起点很高,工程很复杂,所以对管理人员的素质和专业技能水平也有很高的要求.在实际工作中,大多数建设单位往往在人员配备上达不到要求,没有既有档案管理又有公文管理,信息管理、工程管理等等专业技能的复合型人才,从而导致在项目档案管理上“有心无力”,产生工作严重滞后的情况.选拔责任心强、认真好学的管理人员进行系统化的专业培养,采取参加档案局培训、去兄弟单位参观、科室业务学习等多种形式,提高他们的档案专业管理技能和工程建设专业知识,使其能尽快进入角色,迅速培养出适合本院项目档案管理的专业人才.同时,减轻了院综合档案室的工作压力.

（七）有利于档案资料的完整.档案专业人员从重点工程项目审批开始全过程跟踪,亲自管理文件资料到工程前期文件的立卷,以及对今后总包单位形成的档案进行接收,全过程负责,保证建设项目档案工作的连续性和各种载体档案资料的完整性.

三、结论

综上所述,医院重点工程具体论证审批环节多,数量大,要求高,建设复杂且周期长,参建单位多,涉及的专业广泛、复杂,所形成不同载体的档案资料种类也繁多,因此靠建设单位一个部门的档案员来完成基建文件的收集、整理,任务艰巨,的确难以完成.将档案工作关口前移,在部门内建立档案资料管理室和设立专职档案员,实行文档全过程管理,从工作源头开始就严格按照规范要求展开工作,这种文档一体化的管理工作模式,经过我们在重点工程项目前期的实践与探索,认为非常有必要,同时也为工程完成争创鲁班奖等打下良好基础,希望对大家有所借鉴.

作者单位：首都医科大学宣武医院