电大远程教育档案工作

摘 要：电大是最有中国特色的大学,是以系统为依托的办学管理模式.立足电大档案工作自身现状,结合目前电大档案工作问题及不足,着眼未来发展规划,探讨档案工作今后发展思路.

关 键 词：电大远程教育；档案；工作

中图分类号：G4

文献标识码：A

文章编号：1672-3198（2013）14-0145-02

1电大远程开放教育办学特点、规模及效益

电大的办学宗旨是四个面向：面向基层、面向行业、面向农村,面向边远地区和民族地区.（1）电大办学的特殊性与普通高校是有着巨大差异.在新世纪,国家开始强调社会建设、终身学习型社会建设,电大也从传统办学模式变革为现代远程开放教育,开放教育的本质是人人享有终身接受教育的权利.有数据显示,2003年全国电大在校生总数达到了230多万人,占全国高校在校生总数的12%,学生总数位居世界开放大学之首,据2009年统计,在全国现代远程教育的学生规模中,电大的规模是“三分天下有其二”,在2004年对电大开放教育万名毕业生进行的调查中显示,电大毕业生得到了社会的普遍认可.社会用人单位认为电大毕业生通过学习增强了职业素质和综合素质,提高了专业技能和解决问题的能力,毕业生的自我评价中：提高了自身知识水平,独立工作能力及自学能力,取得了较好的工作业绩,获得了发展机会.（2）以上表明电大远程教育所取得的成绩有目共睹.

2电大系统档案工作人员现状

电大从事远程开放教育至今已有14年,以湖北电大为例：从1999年招生总数1740人至2008年招生总数17373人,2010年招生总数18235人,2012年招生人数14074人,至2013年招生人数累计13万余人.招生规模在全国电大排名中,湖北电大排在前三分之一的位置,应该来说湖北电大系统招生规模还是可观.但是,这样一个招生规模及众多毕业学生,而从事档案工作人员中专职档案员2名,档案员1名.从分布在全省的黄冈、襄阳、十堰、孝感、咸宁、黄石、随州、黄石、潜江等九家市级电大从事开放教育档案人员情况看,九家单位中没一家单位有档案专业学历毕业的,从事专职档案员每家单位仅1人,档案员有个别单位1人都没有,而且从事档案工作人员全都是女性,年龄层次上约在37岁至50岁左右.以上数据表明,整个湖北电大系统档案人员现状：年龄层次偏大,女性比重太大,档案专业复合型人才没有,专职、档案员太少.

3档案工作呈现的问题与不足

在2006年电大系统总结性评估中,对整改工作的突出进展中第8条,明确提出“要重视评估档案材料的收集分类归档立卷工作”,虽然在论证材料的整理方面较前有进步,但提供的教学过程的原始记录材料不完整、不规范、不系统.少数分校教学过程的原始档案资料空乏,充分反映整个电大系统档案工作忧虑和严峻形势.

3.1思想观念存在偏差

在电大发展过程中,大部分人甚至个别领导始终认为招生才是第一重要,从而产生经济效益摆在首位,而忽视了档案工作的重要性,档案工作也是学校各项工作成绩的真实记录.档案是学校评估教学工作水平必要的参考材料,同时也是各项工作的积累与规范教学管理、怎么写作教学研究与教育决策的工作的重要依据.

3.2软硬件环境薄弱

首先人员经费存在严重不足.以湖北电大为例：开放教育在校生规模已达到13万余人,截止2013年春毕业学生129414人,而专职档案人员配备仅2名,档案员1名,学籍档案员无1人.硬件条件也无法跟上,尤其是没有像样的档案室和档案柜,条件简陋,缺乏档案保管设备,存放档案材料的空间有限,很多材料因为没有按时整理归档、丢进柜子而随意存放,极不利于档案材料的保存,阻碍档案查找、开发利用等功能的发挥.从省级电大到市级电大档案管理工作的硬件与软件不容乐观,都存在相似的问题,人员配备不足,缺少经费,档案管理意识淡薄.

3.3缺乏过硬专业水平,档案管理水平较低

电大开放教育已经进行了14年之久,其规模、质量和效益有目共睹,而电大教务档案管理队伍缺乏必要的档案管理知识,管理水平较低,缺少既懂档案专业知识又懂计算机方面的人才,档案管理还主要停留在传统的纸质档案管理方式,未深入研究电子档案的开发、安全保护、安全利用等.

3.4档案管理队伍建设重视程度不够,缺乏对档案管理人员培训力度

据调查,开放教育各类培训、会议都会定期召开,而从未有过对系统档案工作人员的学习及培训.传统观念认为档案管理员都由年龄偏大的同志担任此项工作,且对文化水平要求不高,造成档案工作人员的工作积极性不高,整个电大系统档案管理队伍、管理水平跟不上,又缺少对档案人员的专业知识培训.俗话说：“活到老学到老”,也是当今社会提倡的树立终身学习理念,尤其是档案工作者需要不断加强学习,通过学习来提高专业水平和承担工作的应对能力.

4今后发展与对策

4.1从硬件投入上下功夫,不断改善档案工作环境

要增加硬件设施投入,如库房建设,计算机设备等.其次人员配备,要引进档案专业的复合型人才,既要懂计算机又要懂档案专业知识.电大本身就有远程办学优势,如何把资源利用好,网络具有很便利的条件.如文件查询系统、学生选课查询、考试成绩查询、毕业生档案查询、毕业生照片都可以通过网上查询,这都需要懂档案专业和计算机专业的复合型人才才能胜任此项工作.

4.2规范管理,建立岗位责任制

规范档案管理工作流程,对档案工作中出现的重复归档、收集不全、档案归档滞后等问题,实行奖惩机制.对于工作态度不好的,不负责任的档案管理人员,不考虑在其岗位相应晋升机会,对于工作责任心强的档案管理人员,学校要创造良好的工作环境,让他们安心工作,提高他们的工作待遇.

4.3重视管理队伍的建设,加强档案管理人员的培训,提高专档案人员整体工作水平首先,档案人员要补充力量,不管是省级电大还是市级电大,都需要增加档案复合型人才数量,同时充分发挥档案人员的作用,形成一支稳定的档案管理工作队伍.对档案人员可采取“请进来、走出去”的方式来提高他们的业务水平,如学习其它省校档案管理工作情况,吸收其他单位优秀的管理经验.其次,组织教务档案管理人员开展档案管理工作方面的课题研究,使档案工作融入开放教育教学、科研、教务管理中,积极改进管理方法,不断探索管理的新模式,提升全省档案管理者的工作水平.

4.4创新思路,建立电大系统档案工作中长期发展规划

档案利用工作是档案工作的目的和归宿.要立足当前,着眼未来,结合电大远程教育发展建设的需要,建立电大档案事业自主发展,系统和谐统一的档案工作机制和远期规划.电大档案工作必须树立为学生怎么写作观念,因电大远程开放教育办学的特殊性,电大学生学习时间跨度较长,学籍时间是8年有效的,有别于其它普通高校,尤显电大学籍档案工作的复杂,针对在籍生、毕业生等学籍档案的管理要创新工作方法,提高学籍档案利用率,充分发挥远程办学优势,为毕业学生提供更好的怎么写作,这也是充分体现电大办学声誉.其次,档案信息化建设步伐,从省级到市级,配合学校办公自动化,实现档案资源校园内网络化,建立档案信息网络安全防护系统,引进档案信息化管理人才.开发、利用学籍管理、考试管理及教学管理综合管理与归档机制,实现学籍、考试、成绩归档与核查的互动机制.

4.5建立档案馆主页

目前许多普通高校都有自己相应档案馆网页,且内容丰.笔者认为华中师范大学档案馆主页做得满意度较高,且内容丰富.虽然华师是普通高校,我们也可以发挥电大远程办学优势,把资源利用好,网络具有很便利的条件.如档案管理系统、文件查询系统、毕业生档案查询、毕业生照片都可以通过网上查询,这样既减少了人工成本,又提高工作效率.

在电大建设与发展新时期,迎来了国家开放大学的成立,档案工作随之面临着新的挑战与机遇,开放大学强调以技术为手段,强调学习时间、地点、方式、资源、对象的开放,档案工作今后发展方向同样要以现代信息技术为支撑,传统与现代管理模式相融通,提供优质怎么写作来推动学校各项事业发展为终极目标而努力,为系统建设、为学生怎么写作提供重要支撑.