本站原创中图分类号：F273 文献标识：A 文章编号：1009-4202(2011)06-000-01
摘 要 近年来,我公司逐渐改变了传统工程项目管理模式,将管理权转至建设单位,不再由规划发展处统一具体操作.这样既能更大程度的杜绝推诿,也便于建设单位同步参与管理.“工程未动,档案先行”,作为日后生产经营粮草之档案的管理工作也要及时调整以适应新的管理模式.
关 键 词项目 管理模式 档案管理
完善详实的档案可以大大节省维检修时间,为技术创新和技术改造出谋划策,为各项生产经营提供可靠的资料和凭证,效益不可小觑.重点工程项目档案更是如此,随着我公司传统项目管理模式的改变,就要求我们要随之突破档案传统管理模式,彻底改变坐等归档的被动局面,变静态管理为动态握控,主动出击,不辞辛苦,做到嘴、手、腿“三勤”.巧妙运用现代化管理方法不断提高档案管理水平,规范强化各程序、各环节.通过“三同步”管理将档案工作贯穿工程始末；利用档案软件进行微机录入,实现轻点鼠标网上查询,一次输入多次输出；将6S和精细化管理融入其中及图纸贯标等一系列现代化管理方法的运用,让档案成为生产经营强有力的支撑.
结合我厂近年自管工程的些许经验,稍做一论述.
一、建立健全组织机构,明确目标责任
工程伊始,就需要在其机构中设立资料管理员或管理组,明确有管理经验的现场资料员.对于工程所需图纸资料的领用、复印、发放、收集、整理、存档等工作要明确具体规定并责任到人.
厂档案室主要负责对该项目档案管理进行全过程的跟踪指导和监督检查,并负责项目文件、图纸资料的最终接收整理归档工作.
具体执行责任单位工程项目部则要求将档案管理列为工程管理的重要内容,并按照集中统一管理的要求开展工作.
1.对本工程的总承包、勘查设计、施工等单位布置档案工作,责成其明确分管档案工作的领导,建立项目档案管理机构,配备管理档案人员,严格执行档案管理各项规章制度.
2.负责与工程同步收集、整理、保管和利用好全部项目档案,在与勘查、设计、施工、安装、设备供应等单位签订合同时,要把编制档案的套数、质量要求、移交范围、归档时间等列入合同,制定额度为工程费5%的竣工图保证金等约束条款,确保项目档案按要求归档.
3.负责项目竣工资料的最终移交工作,督促设计单位提交图纸总目录（含设计变更目录）,设备清单,工艺、结构、土建等重大变更蓝图.负责委托编制项目总平面图和综合管线（要求标注出拐点、节点、压力等参数）竣工图.
4.负责项目图纸的接收分发和设备随机资料保管、复制、利用等工作.随工程进展及时成立档案验收小组对项目档案自检,合格后会同公司有关单位对项目档案进行专题验收.
二、完善制度,从源头抓起
完善并下发相应管理制度.针对各工程实际,本着“谁产生谁负责归档”原则,适时制定下发该工程档案具体资料管理办法,发放到各施工单位手中.
1.明确归档资料要求：归档资料包括从项目的提出、调研、论证、评估、决策、立项、预算、审批、勘查、设计、拆迁、招投标、施工、竣工到运行等全过程中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等各种载体的文件材料.对其各项内容应按有关规定给予统一标准整理收集归档.
2.项目文件整理规范：项目档案的收集须齐全、完整、成套,并具有永久或长期保存和查考利用价值,其应为原件,如特殊原因只能用复印件存档的,必须重新加盖相应公章、竣工图章及经办者签名等.应对其质量要求；文件整理（组卷；卷内文件排列）；竣工文件、竣工图编制要求；竣工图更改方法；项目文件的归档（时间；方式）等应详细进行明确.
3.项目档案验收办法：申请项目档案验收应具备的条件；准备工作；验收方式；不合格项目整改意见及罚则等要明确规定.
三、加强过程跟踪管理,深入现场,因地制宜
工程现场存在着粉尘大、存贮设备简单、人员繁杂、资料流动性极大等管理不利条件,档案人员要积极申请协调,调用设施设备,最大限度方便资料的管理.
现场资料员一方面要做好原有库存档案的日常借用和管理；另一方面对于现场到货设备应及时参与开箱,将取得资料立即整理并加盖该厂档案保管专用章,对于现场安装或报验需用资料协调为其提供复印件.
四、多措施多途径,确保资料完整收归
档案部门要多方努力,争取工程施工单位、项目管理部门及工程建设单位的大力协助和支持,针对工程实际,采取一系列措施,确保工程建设中形成的各种档案文件资料的完整、准确、及时、系统.
1.征得专业技术人员支持,将收归资料与现场设备安装认真核查比对,对资料的具体情况予以确认.
2.要求项目管理所涉部门按专业指派专人负责缺失资料的协调工作；
3.对于流失于现场或个人手中的资料,跟踪去向并积极协调、收集,进行补归.
另外,要做好几个重点：对于工程前期调研及考察立项报告、隐蔽工程、地下及地上管网、重要的会议纪要及反映工程标志性问题的声像资料等,要加强管理.
企业的经营管理、生产发展都离不开档案,只有不断提高企业档案管理水平,才能更好服从怎么写作于生产实际.对于我们档案管理人员的要求是：苦练内功,持续提高自身素质,及时提供档案信息,主动开展怎么写作,从而及时、主动、高效的发挥库存档案的利用价值.