本站原创中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1008-925X(2011)05-0019-02
摘 要 ：本文立足高校学生档案管理工作的现状分析,提出改革措施,强调重视学生档案管理工作的重要意义,来促进高校学生档案管理工作的进步与发展.
关 键 词 ：高校学生档案管理 现状分析 改革措施 深远意义
档案,即指直接形成的原始文献,是对历史真实面貌的再现,具有重要的还原性和记录性.高校学生档案是针对大学生在校期间德智体美等方面的真实记录,是大学生学生生涯中不可或缺的凭证,是继学校之后学生怎么写作部门对学生选拔、任用、考核的主要依据.大学生档案内容主要包括毕业生政治表现、学习成绩、个人特长、以及在校奖惩等情况的综合记录.因此,做好毕业生的档案管理工作,是高校学生管理工作者义不容辞的责任.
关于学生档案管理工作,相关职能部门并未出台相关标准和统一模式,因此,探讨具有高校特色的档案管理模式,切实做好高校学生档案管理工作,让档案物有所值、物尽其用,具有重要的理论意义和现实意义.
一、学生档案管理现状分析
学生档案是衡量毕业生综合素质的重要指标,就目前高校学生档案管理状况来说,有以下特点：
1.档案管理缺乏统一指标
1996年,中组部下发《干部人事档案材料收集归档规定》.2009年7月,为进一步加强干部人事档案材料收集归档工作,充实、完善干部人事档案内容,中组部颁布修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》.这一条例,成为目前高校学生档案管理部门的惟一参考标准.由于缺乏符合自身特点的管理制度和实施细则,高校档案管理在操作过程中不可避免地出现不规范的现象,如收集工作流于形式,更新工作被动滞后,归档工作机械操作等,直接影响了学生档案工作的严肃性和缜密性,降低了工作质量.
首先是学生档案材料不完备.学生档案,主要包括学生在校期间生成的一系列相关档案,包括入党入团材料、学籍材料、奖惩材料、成绩材料、鉴定材料、学位授予材料等.统一管理标准的缺位,导致学生档案材料不完备的现象常有发生,给下一级档案管理机构工作带来不便.同时,学生档案内容单一,仅仅是学生在校的成绩材料.这些单纯的纸张,未能展现毕业生真实全面的情况,使工作单位了解毕业生遭遇瓶颈.
其次是学生档案材料规格不统一.科技的进步,为学生档案管理形式多样化提供可能,学生档案已从单一的纸质档案形式发展为多样化的档案形式,纸质与电子档案并存.电子档案的加入,为档案管理工作注入新的血液,同时,两类档案在信息分配上的重复或缺失、学生档案无法统一辨识,都给学生档案管理工作带来不便.同时,高校毕业生人数的不断增长,加重了档案管理的工作量,不免造成学生档案出现材料不齐或档案混淆的现象.这类问题一旦出现,只有等到相关毕业生在档案交接过程中才能发现,导致不得不返回原档案管理单位,追溯归档管理的过程,重新整理匹配错误的档案内容,导致了重复工作.
2.档案管理缺乏责任意识
当前,高校学生档案大多为辅导员管理.由于辅导员并未接受档案专业培训,工作起来捉襟见肘,从客观上影响了高校档案管理工作的顺利进行,降低了管理质量,制约了档案管理有序开展.同时,高校档案管理主体认识程度不深,从主观上制约大学生档案管理和建设.由于在档案管理方面的薄弱意识,没有认识学生档案管理工作的重要性,是造成高校档案管理工作混乱的原因之一.
3.档案管理缺乏创新意识.
目前,高校档案管理方式仅限于人工操作,呈现工作运转慢、效率低的问题,不适应信息时代的要求.当今社会,人力资源管理是信息化革命的重要组成部分,高校学生档案是人力资源不可或缺的内容一致.因此,高校学生档案管理的信息化是社会发展和教育发展的必然要求.实现档案管理现代化,重要材料及时归档,建成完备的档案信息数据库,是高校学生档案管理的目标,为学生就业提供机会,为招聘单位提供怎么写作.
二、学生档案管理改革措施
1.更新观念,提高认识
目前,高校学生管理部门工作理念已逐渐由“管理者”向“怎么写作者”角色转变.相应地,高校学生档案工作也要树立怎么写作意识,坚持学生之事无小事,坚持以学生利益为本,从学生角度出发,由被动管理向主动怎么写作转变,才能更好地怎么写作学生,怎么写作教育.同时加强宣传教育力度,提高学生自身对档案重要性的认识,树立重视个人档案,保护自身利益的观念,明确学生档案并非可有可无,而对就业有着重要影响.通过辅导员引导学生提高档案意识,重视档案价值；通过工龄计算等环节宣传学生档案的价值,让学生认识到其档案自身权益息息相关.
同时,搞好学生档案工作,不是学生管理部门的孤军奋战,必须加强学校其他部门对档案工作的领导与支持,将其纳入相关职能部门管理范围内,使档案工作成为高校管理工作的重要组成部分.利用各种机会加大宣传档案管理工作的重要性,树立正确的档案观念,纠正以往在管理工作存在偏见和误解.
2.规范管理,创新模式
学生档案需要科学规范化管理.第一,对高考入学接收到的学生档案应重新整理,整合有用的资料,进行编码,撰写目录,整理装袋.在学生在校学习过程中要加强收集工作,完善档案内容,及时收集学生的获奖材料,才能客观地反映学生的综合素质水准,提高档案的利用价值.第二,将所有学生档案按照人员学号、专业、姓名等统一编号,并建立多种检索方式,以便查找与利用.高校可以基于自身的实际情况,开发相关的学生管理系统,根据学生的基本情况,将学生的个人信息资料录入计算机.辅导员日常管理中可运用计算机对学生信息进行查询和管理.同时,用人单位来校政审学生时,现代化的设备可以及时提供学生准确地信息资料,能大大提高工作效率.第三,增强创新意识,建立内容全面丰富的学生档案.学生档案不仅仅是在校期间简单的数字反映,而是学生的自身价值、努力过程、素质水平的反映.更新这方面的档案,能使使学生明确自身的发展趋势,了解自己的优势,克服和改进不足之处,从而不能提高自身的能力与素质.
3.增强监督,加大培训
定期举办相关讲座,宣传学生档案管理的重要性,这有利于提高学生档案管理工作者对档案工作的认识.同时,定期对学生档案进行检查,有利于督促档案管理工作者及时进行归档,查漏补缺,提高学生档案的利用率.此外,定期进行业务培训,是提高学生档案管理工作者业务素质的重要途径.除了通过各类培训来提升业务素质外,学生档案管理工作者应主动加强自身学习,加强自身的基本的职业素养和业务知识.不断增强创新意识,更新传统的档案管理方式,结合工作实际,全面收集能够客观反映学生成长的材料,并将收集领域拓宽至学生心理、信用、个性和特长等方面,使档案形象、客观地反映学生的综合素质与现实表现.
三、学生档案管理深远意义
高校学生档案是入学前的高中档案,包括学生的中学学籍档案以及高考成绩、体检表、党团组织关系等大学生入学材料和学生在校期间思想政治、学生生活、知识技能、行为和规范、家庭状况等方面的信息组成,是大学生由学校走向社会的登记表.同时,学生档案是用人单位了解学生既往状况的重要依据,尤其是公务员、政府机关、事业单位以及考研录取过程中,对学生档案进行政审是必不可少的环节.
首先,学生档案是选拔人才的参照标准.档案材料全面地记载了学生的学习情况、社会活动情况、身体健康状况和思想动态表现等方面的成长轨迹.学生是高校的产品,在就业逐步市场化的大背景下,档案材料搭建学生与企业双向选择之间的桥梁.其次,学生档案是高校管理水平的衡量指标.一份档案的严谨程度,代表着高校档案管理工作的形象.档案管理是否规范,折射出高校档案机构建设、制度建设、人才队伍建设和信息化建设的水平.对于学生来说,档案管理是否妥当,关系着学生的前途与命运：对于用人单位来说,档案材料的全面能使录入人才事半功倍：对于高校自身来说,一份份档案就是高校自身积累的无形资产.因此,学生档案在学生人生中有着举足轻重的作用.