本站原创【摘 要】随着我国科学技术的发展,建立计算机业务管理系统已经成为中职学校现代化建设发展的必要趋势.如何进行计算机管理前的准备工作,更好的为学校各项工作怎么写作.文书档案是中职学校各项工作中直接形成的各种文献载体,把这种文献载体分类、编目、装订、上架并保存备查就是档案.
【关 键 词】文书档案计算机管理档案数据库
档案来源于文书,一般来说,档案是在文书使用或完毕后,经过鉴定归档转化形成的.他是为教学及各项工作怎么写作的.根据学校目前档案工作管理情况,谈几点体会.
1档案计算机管理意识的教育
计算机进入档案管理,使档案从手工管理向计算机管理方式转化.在这种转化中,要求每位从事档案工作的人员要转变观念,迫使自己必须改变已习惯的管理概念和思维方法,否则用原有的观念、管理手段操纵现代设备,只能阻碍计算机管理的发展.因此,要使每位工作人员都具备一种档案计算机的管理意识.
我认为档案计算机管理意识教育有两个方面：一是自我教育.首先认识要到位.要十分明确档案计算机管理的本质是提高文书档案.履行其职能的整体能力,即高质量、高效率的存贮、处理、传递信息,使用时能用最简便的手段,最快捷的速度准确检索到所需要的文件、信息、资料.在初期建档阶段,由于需要编程序、录入、反而会使工作量增大、工作效率下降,感觉计算机操作不如手工轻松自如、得心应手.而一旦建立起来,那将是省时、省力检索效率大增.二是技能培训,工作人员要积极参加档案管理,各级各类计算机培训班,学习计算机操作知识,在原有业务基础上,提高自身素质,适应新技术的发展.
计算机管理档案是一项复杂的系统工程,实施它需要艰苦的付出,每一位工作人员都要做好充分的思想准备.特别是编目人员从手工誊写到输入计算机,从简单分类到输入项目标准化.著录项目增多,这期间还要克服很多困难.要有自信心,要树立严格的规范意识,为以后的档案工作打下良好的基础.
2档案数据库是档案计算机管理的核心
在档案计算机管理过程中,贯穿始终的一个核心问题是档案数据库的建设,可归纳为两点：一是基础,没有数据,计算机管理也就失去了内容.二是质量,没有了质量的数据,就等于计算机管理是个空壳子.
2.1抓好档案数据库的建设
建设数据库是为了便捷高效地开展怎么写作.因此要对数据库的数据质量进行严格的审核.数据质量包括数据的准确性、系统性、完整性.还有数据的规范与标准的通用性等.数据库的数据质量如同产品一样,至关重要.
二年前我们学校档案管理室配备了两台计算机,有微机室老师与我们共同创作了一个档案管理软件,这一软件有六大功能组成：系统初始化、读者档案、档案目录、档案查询、档案借阅、系统安全.这一软件比较适应档案管理工作.我们已经将原来的一部分文书档案的目录输入了计算机,当然原来提供的目录信息不完整、检索项目也不齐全、有必要还将二次制作.但这毕竟是一次改进,对后来的文书档案管理起到了很好的作用.那就是一个文件,拿来根据它提供的信息进行录入,这样数据就准确了,也完整规范许多.
2.2抓好办公室自动化建设,提高档案工作质量
计算机应用、网络管理是知识经济时代档案管理的标志,利用计算机管理其优势：（1）以“件”为单位的立卷方法,便于文书档案立卷、接收、鉴定,便于随时剔除无保存价值文件的优势,如剔除某一文件,可以不考虑拆卷等一些棘手问题,只是删除文件内容,文件标题即可.另外,还可以在计算机上用档案查询栏贮存档案进行调整、删改,能大大提高工作实效.（2）计算机管理一是有利于遗漏文件的补漏增减,二是仍保持文件的历史原貌,三是利用档案资料方便,检索简便快捷,准确率高,随时存档后,文件插入也方便了许多,修改档案目录也容易了许多.（3）计算机管理更有利于文档的保密,一是进入系统需要,二是计算机都是单份文件贮存,利用者只能提取单份文件,无法接触其他无关的文件,从而达到了文件保密的要求.
3做好文书档案的建议
3.1做好档案输入计算机前期的基础工作
档案资源建设关系到维护档案的完整与安全.关系到档案工作提供利用的水平.从源头上抓好档案工作的资源建设,除做好红头文件的收集管理外,应把反映和印证中职学校主要职能活动的文件材料列入归档范围,重点做好学校会议纪要、会议文件、调查报告.分析汇总材料的归档,针对事件的请示文件,批复文件,件件都要归档.
3.2头一年的档案要归类立卷
做好档案它有着永久性价值.一年过去就要系统地对这一年的档案进行归类、立卷.文件按分类大纲分类后,先进行组卷,然后立卷,再后进行卷内外件的排列,拟写案卷标题,确立案卷标题,装订归案,最后输入计算机.
3.3案档必须走计算机管理的路子
现在文书档案计算机管理国家还没有统一的标准.也没有统一的管理软件.但知识经济时代的今天,必须用计算机管理、走网络系统的路子.这不但为归档提供了快捷管理手段,而且为信息的利用提供了快速的途径,还减轻档案管理人员的劳动强度.
3.4档案工作者必备的良好素质
一个档案工作人员必备的素质结构,应是其具有的政治素质、业务素质、智力能力的最佳综合表现,应是具有渊博的知识面.有较好的基础知识,较高的专业知识,广泛的相关的专业知识素质.同时还要不断地学习新知识,学习档案先进单位档案管理工作经验,以便开阔视野,增长知识,从而达到厚积薄发,努力提高自己档案业务水平.
3.5稳定档案工作队伍,改善工作条件
要采取切实措施,建立一支政治、业务素质好的相对稳定的档案干部队伍.专职档案人员应与教学、科研图书管理人员享有同等待遇,档案干部的骨干一般不要轻易调动.学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料及时交档案部门管理,学校要为档案部门添置必要的设备、档案的库房建设应列入学校基本建设规划,逐步改善工作条件.
总之,随着科学技术高速发展,文书档案管理工作也要跟上时代的步伐,传统的管理档案方式将逐渐被取代.